Lignes directrices à l’intention des tribunaux administratifs

GÉNÉRALITÉS

Qu’est-ce qu’un tribunal administratif?

Un tribunal administratif est un organisme autonome et indépendant du gouvernement provincial et dont la responsabilité consiste à régler les différends entre la province de l’Ontario et ses citoyens. Un tribunal administratif est aussi connu comme un organisme, un conseil ou une commission.

Combien de tribunaux administratifs y a-t-il en Ontario?

L’Ontario compte environ 235 tribunaux administratifs.
http://www.sciencessociales.uottawa.ca/crfpp/pdf/annexes_10-2005.pdf
(Annexe 13, page 100)

Dans quels domaines les tribunaux administratifs ont-ils compétence?

Les tribunaux administratifs ont compétence dans de nombreux domaines. En fait, la plupart des ministères ont compétence sur leurs propres tribunaux administratifs. Par exemple, le ministère des Services sociaux et communautaires a compétence sur la Commission de révision de l’aide sociale et le ministère de l’Environnement sur le Tribunal de l’environnement.

OBLIGATIONS

En vertu de quelle loi les tribunaux administratifs ont-ils l’obligation d’offrir des services en français (SEF)?

Le paragraphe 5 (1) de la Loi sur les services en français établit que : « Chacun a droit à l’emploi du français, conformément à la présente loi, pour communiquer avec le siège ou l’administration centrale d’un organisme gouvernemental […] et pour en recevoir les services». L’alinéa 1 b) indique que le terme « organisme gouvernemental » signifie « un conseil, une commission ou une personne morale dont la majorité des membres ou des administrateurs sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil ». Par conséquent, les tribunaux administratifs, qui sont des conseils ou des commissions, doivent offrir des services en français aux termes de la Loi sur les services en français.

Quels sont les services que les tribunaux administratifs sont tenus d’offrir en français?

La Loi sur les services en français exige que les tribunaux administratifs offrent des SEF au grand public. Cette responsabilité englobe aussi bien les services offerts au public par le secrétariat du tribunal administratif que les instances menées par un organisme, un conseil ou une commission (par ex., téléphone, correspondance, brochures, sites Web, etc.).

Les régions désignées s’appliquent-elles aux tribunaux administratifs?

Comme c’est le cas des services offerts par le gouvernement de l'Ontario, les tribunaux administratifs sont tenus de fournir leurs services en français conformément à la Loi sur les services en français. Toutefois, la Loi stipule aussi que « chacun a droit à l’emploi du français, conformément à la présente loi, pour communiquer avec le siège ou l’administration centrale d’un organisme gouvernemental […] et pour en recevoir les services ». Étant donné que, dans la plupart des cas, les services d’un tribunal administratif sont offerts dans un endroit seulement, cela signifie que les SEF doivent être fournis même si le tribunal n’est pas situé dans une région désignée et qu’il dessert une région désignée.

Qui paie les frais encourus pour satisfaire les exigences linguistiques?

En l’absence d’exigences prescrites par la loi ou autres, les frais encourus pour satisfaire les besoins linguistiques doivent être payés par les organismes, les conseils et les commissions et ne peuvent pas être transférés aux parties.

Est-ce que le secrétariat des tribunaux administratifs doit être en mesure de fournir des SEF?

Le secrétariat de chaque organisme, conseil et commission doit être en mesure de fournir des SEF de façon proactive :

les affiches, la documentation, les renseignements et les conseils doivent être disponibles en français;

un système de classement et d’échange de documents doit être en place, ce qui comprend, au besoin, une aide linguistique ou la traduction de documents vers l’anglais ou le français;

les organismes, les conseils et les commissions doivent veiller à ce que les employés qui parlent le français soient disponible de façon permanente et fiable, que les services soient fournis par des employés du tribunal ou un fournisseur de services du secteur privé.

Pourquoi est-ce important de veiller à ce que les obligations des tribunaux administratifs en vertu de la Loi sur les services en français soient remplies?

En plus de l’importance de fournir un accès égal aux services du tribunal en français, le principe selon lequel le respect des obligations du tribunal en vertu de la Loi sur les services en français est l’une des composantes qui doit se refléter dans les procédures d’une audience équitable.

Si un tribunal administratif n’offre pas de SEF, quelles peuvent être les conséquences?

Le fait de ne pas satisfaire aux obligations légales peut avoir des répercussions sur l’équité des instances, ce qui peut occasionner des inconvénients pour les citoyens et pour le gouvernement de l'Ontario, des enquêtes de l’ombudsman, des plaintes auprès du commissaire aux services en français ou des recours devant les tribunaux. En outre, la confiance de la communauté francophone envers les instances peut être ébranlée.

INSTANCES

Les parties ont-elles le droit d’être entendues en français?

Les parties peuvent choisir d’être entendues dans la langue officielle de leur choix, soit l’anglais ou le français.

Les instances doivent-elles se dérouler en français si les parties ne parlent pas le français?

Si l’instance présente un intérêt public, le tribunal administratif doit satisfaire aux exigences linguistiques des communautés francophones et anglophones qui souhaitent se prévaloir du droit de participer.

Les tribunaux administratifs doivent mener des instances qui visent, en tout ou en partie, à :

donner l’occasion aux citoyens membres d’une collectivité ou à des organisations représentant des collectivités de participer;

informer une communauté des plans ou des activités du gouvernement ou de l’un de ses organismes;

garantir le caractère public du processus décisionnel.

Les parties et les agents officiels ont-ils le droit de parler le français et d’être compris en français?

Dans une instance, les exigences linguistiques sont satisfaites lorsque tous les agents officiels et les parties peuvent se comprendre et être compris en français ou en anglais. En d’autres mots, tous les participants – arbitres, avocats, parties et employés de soutien – doivent pouvoir apporter la contribution attendue d’eux en toute aise et sans devoir surmonter d’obstacles linguistiques.

DOCUMENTS

Les avis envoyés aux parties doivent-ils être rédigés en français?

Les parties ont le droit de recevoir les avis qui les concernent soit en anglais, soit en français. Vu les contraintes de temps et la confusion possible, il est plus efficace, en première instance, d’envoyer un avis dans les deux langues. Si au lieu de cela, un avis unilingue est envoyé, une note doit figurer sur cet avis indiquant, dans l’autre langue, que l’avis en question est disponible dans cette autre langue.

Est-ce que les avis envoyés au grand public par l’entremise des médias doivent être disponibles en français?

Si un avis est diffusé par l’entremise des médias, celui-ci doit s’adresser tant au public francophone qu’au public anglophone. Les médias francophones doivent être inclus dans la stratégie de communication du tribunal administratif.

Les avis doivent-ils informer les parties de leur droit à une instance bilingue?

Les avis doivent préciser que la participation peut se faire dans une langue ou dans l’autre et que les participants peuvent indiquer dans quelle langue ils comptent le faire. Un formulaire à retourner par la poste peut être utilisé à cette fin.

Est-ce que les documents utilisés durant les audiences doivent être disponibles en français?

Dans tous les aspects d’une audience, qu’il s’agisse des documents, de la présentation des arguments et de la preuve, de l’interrogatoire et du contre-interrogatoire, il doit être possible d’utiliser l’une ou l’autre langue. Toutefois, la décision rendue dans une audience doit être rédigée dans la langue choisie par le client.

Les tribunaux ont-ils la responsabilité de traduire TOUS les documents fournis par le client (désigné comme plaignant ou requérant dans certaines instances) ou qui figurent à son dossier?

NON. La responsabilité du tribunal à cet égard consiste à fournir une traduction de toute correspondance, réponse ou décision dans le cadre d’une audience au client, ce qui comprend les documents produits par le tribunal uniquement.

Les décisions des tribunaux administratifs doivent-elles être publiées en français?

Les décisions relatives à des audiences qui se sont déroulées en anglais et en français doivent être publiées simultanément dans les deux langues.

Les rapports des tribunaux administratifs doivent-ils être publiés en français?

Lorsqu’un organisme, un conseil ou une commission présente un rapport sur des décisions ou un résumé de décisions, celui-ci doit être publié en anglais et en français. Lorsqu’une décision a des répercussions sur le public en général, il importe que les populations francophone et anglophone en soient informées simultanément. De même, si un tribunal rend ses décisions publiques sur demande seulement, il doit les rendre en français lorsqu’il en reçoit la demande, et ce, en temps opportun.

BESOINS LINGUISTIQUES

Les tribunaux administratifs sont-ils tenus d’avoir des employés sur place qui parlent le français?

Les tribunaux administratifs doivent disposer d’un soutien approprié sur place afin de faciliter la participation des clients francophones tout au long du processus d’audience. Cela comprend des employés de soutien, des arbitres et des procureurs francophones, de même que du matériel approprié.

La présence d’employés qualifiés sur le plan linguistique permet d’éliminer des coûts de traduction non nécessaires et permet aux membres du public de comprendre les longues preuves écrites non traduites.

Lorsqu’un comité prend des décisions, est-ce que tous ses membres doivent comprendre le français?

Certains membres du comité doivent comprendre la langue de l’instance, d’autres peuvent être aidés par des interprètes.

Y a-t-il des lignes directrices concernant l’utilisation de l’aide linguistique ou des services d’interprétation?

Il n’y a pas de lignes directrices précises concernant l’utilisation de l’aide linguistique. Par contre, certaines méthodes d’aide linguistique telles que l’interprétation consécutive, l’interprétation simultanée, l’utilisation de professionnels possédant des formations et des qualifications variées sont reconnues comme des pratiques optimales. L’approche à privilégier sera dictée par les circonstances. En tout temps, l’aide linguistique doit favoriser la pleine participation des francophones, sans leur causer de préjudices, et cette aide doit être offerte par des professionnels. L’aide qu’un membre de la famille ou d’autres participants peut offrir est inappropriée et non recommandée dans un contexte où des droits sont en jeu.

Voir aussi