Renseignements du Programme des biens aux fins de bienfaisance du Tuteur et curateur public

Les bulletins à l’intention des organismes de bienfaisance ont pour but d’offrir des renseignements de base sur des questions touchant la bienfaisance et ne peuvent remplacer les conseils prodigués par un avocat. Pour obtenir un avis juridique, les organismes de bienfaisance doivent consulter leur conseiller juridique.

Collectes de fonds de bienfaisance : conseils pour les administrateurs et les fiduciaires

Introduction

Une campagne de financement réussie peut faire une grande différence pour les activités futures d’un organisme de bienfaisance et le faire connaître dans la collectivité. Toutefois, une campagne mal gérée peut nuire à sa réputation et à celle de tout le secteur de la bienfaisance. La campagne de financement mal gérée peut aussi avoir des conséquences légales pour l’organisme et ses administrateurs ou ses fiduciaires.

L’organisme de bienfaisance doit savoir que la collecte de fonds n’est pas une fin de bienfaisance en soi. La sollicitation de fonds n’offre, en soi, aucun avantage au public. La collecte de fonds est permissible si elle aidera l’organisme à poursuivre son oeuvre de bienfaisance, mais elle ne peut pas devenir une fin en soi. L’organisme ne doit pas oublier que le fait de distribuer de l’information pendant une campagne de financement pour faire connaître une question particulière ne suffit pas à faire de la campagne elle-même une activité de bienfaisance. En général, si on engage une dépense afin de demander des fonds, il ne faut pas l’inscrire comme une dépense de bienfaisance.

L’organisme de bienfaisance doit communiquer de façon ouverte et honnête ses programmes et ses coûts de financement aux donateurs. Ces coûts doivent être raisonnables par rapport aux fonds recueillis. On recommande aux administrateurs et aux fiduciaires de l’organisme de se demander : « Est-ce que les membres du public donneraient à notre organisme s’ils savaient quelle part de chaque dollar donné sert réellement à financer les programmes de bienfaisance? »

Planification d’une campagne de financement

La clé d’une campagne de financement réussie est une bonne planification. Les administrateurs et les fiduciaires doivent s’assurer que toute décision concernant la collecte de fonds est valide sur le plan opérationnel. Ils doivent élaborer un plan écrit de financement qui guidera leurs décisions et établir un budget avant de lancer la campagne.

Les facteurs à considérer avant de lancer une campagne de financement comprennent :

Objectif : Pourquoi lancer la campagne? L’organisme recueille-t-il des fonds pour son budget de fonctionnement général ou à une fin spéciale? Il ne doit pas oublier qu’il ne peut pas utiliser les fonds recueillis pour un projet spécial à une autre fin et doit donc examiner attentivement cette question. Sa documentation sur la collecte de fonds doit indiquer clairement s’il recueille les fonds pour ses programmes généraux ou pour un projet spécial.

Méthodes : Quelles activités auront lieu pendant la campagne? Les fonds seront-ils recueillis par des bénévoles internes ou par un collecteur de fonds commercial? De nombreuses campagnes de financement sont administrées par des bénévoles. Les divers types de collecte de fonds nécessitent différentes compétences et dépenses. Il peut être avantageux pour l’organisme de s’adresser à un segment particulier de la collectivité. Les donateurs peuvent préférer un type de sollicitation à un autre. Les méthodes de financement qui ne correspondent pas à l’image ou aux principes de l’organisme peuvent nuire à sa réputation. Les administrateurs et les fiduciaires doivent connaître les risques particuliers associés aux activités de financement qui nécessitent un engagement financier considérable. D’autres activités, comme les loteries et les jeux, peuvent nécessiter des licences ou des permis spéciaux.

Autres sources : La campagne est-elle vraiment nécessaire? Des subventions du gouvernement, des fondations communautaires ou d’autres sources de financement peuvent exister. Il peut être plus efficace de les utiliser que de solliciter des fonds. Le fait de demander des dons trop souvent peut augmenter la réticence des donateurs.

Durée : Combien de temps la campagne durera-t-elle? Sera-t-elle périodique ou unique? L’organisme peut concentrer ses activités de financement en fixant la durée de la campagne. En outre, il pourra ainsi limiter la période pendant laquelle les bénévoles ou les solliciteurs rémunérés agiront en son nom.

Appui : Sur combien de bénévoles l’organisme peut-il compter, et comment augmenter leur nombre? Quelle est le potentiel de création d’une communauté de donateurs? Est-ce qu’une bonne partie du public appuie les buts de l’organisme? Y a-t-il de la compétition avec les autres organismes de bienfaisance du même domaine?

Les coûts des collectes de fonds

Les donateurs veulent que la plus grande partie de leur don serve aux activités de bienfaisance, même en sachant qu’une part compensera les coûts des collectes. Si l’organisme de bienfaisance dépense trop pour ses collectes, la confiance du public envers le secteur de la bienfaisance diminue et l’organisme ainsi que son conseil s’exposent à des problèmes légaux.

L’organisme de bienfaisance doit surveiller et documenter ses dépenses pendant la campagne. Il doit régulièrement examiner le rendement de ses activités de financement et réviser son plan de financement s’il est probable que les donateurs jugent les coûts de financement excessifs.

Les tribunaux ont statué que les coûts de financement doivent être raisonnables par rapport aux fonds recueillis et que des coûts totalisant 70 % des fonds recueillis ne peuvent être qualifiés de raisonnables.

En juin 2009, l’Agence du revenu du Canada a publié Les activités de financement par les organismes de bienfaisance enregistrés (no de référence CPS-028) pour fournir des lignes directrices à l’intention des organismes de bienfaisance concernant les rapports acceptables entre les coûts et les revenus d’une campagne de financement et sur l’affectation des dépenses d’une campagne de financement à titre de dépenses engagées pour un programme de bienfaisance.

Obligation de rendre compte

Les administrateurs et les fiduciaires de l’organisme de bienfaisance ont la responsabilité, devant le public, de tous les fonds donnés, y compris ceux recueillis par un collecteur de fonds commercial. L’organisme doit garder des dossiers détaillés et s’assurer d’obtenir des documents comptables complets des collecteurs commerciaux utilisés. L’organisme qui recueille des fonds à l’extérieur de l’Ontario doit garder des documents comptables distincts sur les dons et les dépenses de chaque campagne menée dans chaque province.

Le Tuteur et curateur public peut exiger que l’organisme de bienfaisance rende compte des dons et des dépenses liés à une campagne de financement et présente des renseignements sur ses collectes. S’il a des préoccupations sérieuses concernant les coûts de financement, il peut demander à l’organisme de faire examiner ses comptes par un tribunal. Les administrateurs et les fiduciaires peuvent être personnellement responsables des coûts de financement jugés déraisonnables.

Utilisation d’un collecteur de fonds commercial

Les collecteurs de fonds commerciaux peuvent avoir des compétences que l’organisme de bienfaisance ne possède pas à l’interne, mais celui-ci doit considérer certains facteurs avant d’engager un tel collecteur. Les administrateurs et les fiduciaires doivent veiller à ce que tout accord de collecte de fonds respecte le plan de financement avant de signer un contrat. Ils doivent prévoir l’effet de la campagne sur la réputation de l’organisme et de tout le secteur de la bienfaisance. Les coûts liés au collecteur et à l’administration de l’organisme doivent être raisonnables.

Si l’organisme de bienfaisance engage un collecteur de fonds commercial, celui-ci devrait indiquer que les solliciteurs sont payés et répondre aux questions sur les honoraires.

L’organisme doit examiner la question de savoir si toute liste de donateurs établie pendant une campagne de financement lui appartiendra.

Pour éviter tout conflit d’intérêt réel ou possible, l’organisme ne doit pas engager un collecteur de fonds dans lequel un de ses administrateurs ou fiduciaires a un intérêt.

Un tribunal peut annuler un contrat de collecte de fonds trop dispendieux. Il peut aussi ordonner aux administrateurs ou au collecteur de verser les honoraires en cause. Tout accord conclu avec un collecteur commercial devrait être écrit. On recommande aux administrateurs et aux fiduciaires d’examiner la liste de vérification de l’annexe A avant de signer un contrat de collecte de fonds.

Pour éviter la publicité négative et les risques associés aux coûts de financement excessifs, les administrateurs et les fiduciaires devraient demander au collecteur de fonds de se conformer à un code d’éthique. L’Association canadienne des professionnels en dons planifiés et l’Association of Fundraising Professionals ont établi des codes d’éthiques pouvant servir d’exemples. L’organisme de bienfaisance peut aussi envisager de suivre le Code d’éthique relatif à la collecte de fonds et à la responsabilité financière élaboré par Imagine Canada (voir les coordonnées à la fin du bulletin).

Puisque le collecteur de fonds commercial est le mandataire de l’organisme de bienfaisance, celui-ci et ses administrateurs ou fiduciaires sont responsables de tout ce qu’il dit au public. C’est une autre raison pour choisir avec soin le collecteur et surveiller constamment la campagne de financement.

Surtout, les administrateurs ou les fiduciaires de l’organisme de bienfaisance ont la responsabilité de veiller à ce que les coûts de financement soient raisonnables et à ce que les déclarations faites au public soient véridiques et exactes.

Collecte de fonds à une fin spéciale

Parfois, un organisme de bienfaisance recueille des fonds pour un but ou un projet particulier, ou un donateur lui verse une somme à une fin spéciale. Les dons reçus pour un but ou un projet particulier et ceux accompagnés d’instructions des donateurs doivent servir uniquement à la fin précisée et doivent être gardés séparés du fonds de fonctionnement de l’organisme.

Si l’organisme de bienfaisance recueille des fonds dans un but particulier, on lui recommande de préciser un projet de rechange auquel les fonds pourraient servir. Il peut alors consacrer les fonds à ce projet en cas d’excédent ou d’impossibilité de réaliser le but original.

L’organisme doit mentionner le projet de rechange aux donateurs éventuels quand il sollicite les fonds. Si la documentation de sa collecte ne précise pas d’utilisation secondaire pour les fonds recueillis à une fin spéciale, il devra demander à un tribunal l’autorisation de les utiliser à une fin semblable ou il pourrait devoir rembourser les fonds inutilisés aux donateurs identifiables. Des communications claires sur toute éventualité avec les donateurs pendant la campagne de financement aideront l’organisme à éviter les problèmes.

L’organisme de bienfaisance qui mène une campagne à une fin spéciale doit garder les dossiers sur la campagne, notamment les renseignements sur ce qui a été dit au public en ce qui concerne l’utilisation de l’argent. Il faut garder des copies des dépliants sur la collecte de fonds. Le Tuteur et curateur public peut enquêter pour déterminer si les fonds recueillis à une fin spéciale sont utilisés à cette fin. Le fait de garder de bons dossiers contribue au règlement rapide des malentendus.

Enregistrement aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu

L’organisme qui sollicite à des fins de bienfaisance doit indiquer s’il est enregistré comme organisme de bienfaisance aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu et si les donateurs recevront des reçus officiels aux fins de l’impôt sur le revenu. L’organisme non enregistré ne doit pas tromper les donateurs en leur affirmant que son numéro de société prouve qu’il est enregistré aux termes de cette loi ou qu’ils recevront un tel reçu.

L’organisme de bienfaisance peut décider de ne pas remettre de reçus pour les dons inférieurs au montant qu’il fixe. Dans ce cas, il doit clairement aviser les donateurs de ce montant dans toute documentation sur la collecte de fonds.

Conseils pour gérer les risques associés aux collectes de fonds

Pour éviter toute plainte concernant les pratiques de financement et l’utilisation des biens de leur organisme de bienfaisance, les administrateurs et les fiduciaires doivent suivre les lignes directrices suivantes :

Prenez connaissance des documents à respecter, notamment les documents constitutifs de l’organisme, comme ses lettres patentes, son acte de fiducie ou ses statuts. Ces documents énoncent les fins ou les objectifs pour lesquels l’organisme a été créé, ainsi que les pouvoirs de l’organisme et les limites de ces pouvoirs. Les administrateurs et les fiduciaires doivent veiller à ce que les campagnes de financement visent à réaliser les fins de bienfaisance de l’organisme.

Prenez connaissance de vos obligations, de vos responsabilités et de vos pouvoirs à titre d’administrateur ou de fiduciaire (voir le bulletin no 3 de la série).

Documentez les délibérations, les mesures prises et les décisions concernant les campagnes de financement.

Prenez connaissance des meilleures pratiques en matière de collecte de fonds et choisissez celles qui s’appliquent à votre organisme.

Faites preuve d’ouverture et de transparence. Partagez l’information avec les membres et les donateurs pour qu’ils comprennent vos décisions. Encouragez-les à vous faire part de leurs préoccupations et donnez-y suite sans délai.

Soyez au courant de tous les aspects de la campagne de financement. Considérez les coûts et les risques de diverses stratégies. Assurez-vous qu’aucune affirmation inexacte n’est faite et que les coûts de la campagne sont raisonnables.

Déterminez si l’organisme a des fonds réservés ou à des fins spéciales. Informez-vous sur les restrictions et veillez à garder des dossiers détaillés.

Gardez des dossiers financiers complets et assurez-vous que les fonds spéciaux ou réservés sont déposés et comptabilisés séparément.

Lorsque vous sollicitez des fonds pour un objectif spécial, précisez un projet de rechange au cas où il serait impossible de réaliser l’objectif original.

Veillez à ce que les fonds spéciaux non requis immédiatement soient placés conformément à la Loi sur les fiduciaires et aux règlements d’application de la Loi sur la comptabilité des oeuvres de bienfaisance (voir le Bulletin des organismes de bienfaisance no 7 intitulé Placements par les directeurs et les fiduciaires d’organismes de bienfaisance).

Coordonnées

Ministère du Procureur général
Bureau du Tuteur et curateur public
Programme des biens aux fins de bienfaisance
(416) 326-1963 ou, sans frais, 1 800 366-0335
www.attorneygeneral.jus.gov.on.ca/french/family/pgt
Enquête sur les plaintes concernant les organismes de bienfaisance et protège l’intérêt public à l’égard de la manière dont ils recueillent et utilisent leur argent.

Direction des organismes de bienfaisance
Agence du revenu du Canada
1 800 267-2384
http://www.cra-arc.gc.ca/chrts-gvng/menu-fra.html

Enregistre les organismes de bienfaisance et surveille leur conformité à la Loi de l’impôt sur le revenu. Seuls les organismes enregistrés auprès de la Direction des organismes de bienfaisance peuvent remettre des reçus pour les dons de bienfaisance.

Association of Fundraising Professionals
(613) 236-0658
www.afpnet.org/tier3_cd.cfm?content_item_id=1984&folder_id=1325
Tient à jour le Code of Ethical Principles and Standards of Professional Practice pour les collecteurs de fonds.

Association canadienne des professionnels en dons planifiés
(613) 232-7991 ou, sans frais, 1 888 430-9494
www.cagp-acpdp.org/main_frame.htm
Tient à jour, pour les professionnels en dons planifiés, un code d’éthique qui relève d’un ombudsman.

Imagine Canada
(416) 597-2293 ou, sans frais, 1 800 263-1178
www.imaginecanada.ca
Tient à jour le Code d’éthique relatif à la collecte de fonds et à la responsabilité financière pour les organismes de bienfaisance.

Commission des alcools et des jeux de l’Ontario
(416) 326-8700 ou, sans frais, 1 800 522-2876
www.agco.on.ca/fr/h.home.html
Régit les activités de jeu et les loteries de bienfaisance.

Annexe A : Facteurs à considérer avant de signer un contrat de collecte de fonds

Le collecteur de fonds a-t-il donné comme références d’autres organismes de bienfaisance pour lesquels il a mené des campagnes semblables? Ces organismes ont-ils été satisfaits des résultats?

Les honoraires et les frais sont-ils raisonnables? Si les donateurs éventuels connaissaient les honoraires et les frais liés aux dons, feraient-ils toujours un don?

Le collecteur de fonds se conforme-t-il à un code d’éthique?

Les conditions du contrat sont-elles claires et bien comprises?

Le contrat prévoit-il des méthodes de collecte acceptables? Sont-elles compatibles avec le plan de financement écrit?

Les recettes de la campagne de financement permettront-elles à l’organisme de bienfaisance d’entreprendre des activités relatives à son objectif de bienfaisance?

Les solliciteurs sont-ils tenus de fournir aux donateurs éventuels de l’information exacte sur la part des dons qui servira aux fins de bienfaisance?

Les solliciteurs sont-ils tenus de s’identifier comme collecteurs de fonds commerciaux? Leur est-il interdit de se présenter comme des employés ou des bénévoles de l’organisme de bienfaisance?

Le collecteur de fonds remettra-t-il des reçus aux donateurs et est-il tenu de garder les livres de reçus en sécurité? Si l’organisme de bienfaisance n’est pas enregistré aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu, les solliciteurs l’expliqueront-ils aux donateurs?

La liste de donateurs appartiendra-t-elle exclusivement à l’organisme?

Le compte bancaire des dons sera-t-il sous le contrôle exclusif de l’organisme?

Comment les honoraires et les frais seront-ils calculés? En cas de désaccord, comment sera-t-il réglé?

Le collecteur de fonds fournira-t-il des documents comptables complets sur les dépenses et les fonds reçus? Fournira-t-il des documents comptables périodiques permettant à l’organisme de surveiller le rendement de la campagne? Fournira-t-il des reçus et des pièces justificatives pour documenter tous les déboursements?

Quand le contrat prend-il fin? Prévoit-il une pénalité au cas où l’organisme le résilierait avant cette date parce qu’il n’est pas satisfait des services fournis?