Devoirs, responsabilités et pouvoirs des administrateurs et fiduciaires des organismes de bienfaisance

«Administrateurs» et «Fiduciaires» Des Organismes de Bienfaisance

Les administrateurs gèrent les sociétés de bienfaisance. Les fiduciaires gèrent les organismes de bienfaisance et fiducies non constitués en personne morale. Les administrateurs et fiduciaires assument l'entière responsabilité de l'administration et de la gestion des organismes de bienfaisance et doivent toujours assurer la conformité à toutes les lois.

On s'attend à ce que les administrateurs et fiduciaires participent activement au processus de prise de décision de l'organisme de bienfaisance. Ils devraient être choisis en fonction de leur expérience et de leurs compétences et connaissances. Ils veilleront à ce que l'organisme de bienfaisance fonctionne de manière efficace dans le respect de la loi.

On donne parfois aux administrateurs et fiduciaires le titre de fiduciaires d'organismes de bienfaisance.

Nombre D'administrateurs Requis

Le nombre d'administrateurs ou de fiduciaires devrait toujours être le nombre de personnes nécessaires pour assurer la gestion efficace de l'organisme de bienfaisance. La Loi sur les personnes morales prévoit qu'un organisme de bienfaisance constitué en personne morale doit avoir un minimum de trois administrateurs et il est même recommandé dans certains cas d'en avoir plus.

Devoirs d'un Administrateur ou d'un Fiduciaire

  1. Devoirs à la nomination en tant qu’administrateur ou fiduciaire

  2. Un nouvel administrateur ou fiduciaire doit connaître les objectifs de l'organisme de bienfaisance. Ces objectifs se trouvent dans les lettres patentes si l'organisme de bienfaisance est une personne morale ou dans le document qui crée la fiducie (l'acte constitutif d'une association non constituée en société ou l'acte de fiducie dans le cas d'une fiducie). Les nouveaux administrateurs ou fiduciaires doivent bien connaître les conditions générales de la loi régissant les organismes de bienfaisance et de la Loi sur les personnes morales si l'organisme de bienfaisance est une société.

    L'administrateur et le fiduciaire devraient examiner l'ancienne administration de l'organisme de bienfaisance. Ils ont le devoir d'enquêter sur les circonstances douteuses qui suggèrent que les biens de l'organisme de bienfaisance n'ont pas été utilisés de manière adéquate. Des mesures devraient être prises pour rectifier tout problème.

  3. Devoir d’être raisonnable, prudent et judicieux

  4. Les administrateurs et fiduciaires doivent gérer les biens de l'organisme de bienfaisance avec soin, compétence et diligence comme le ferait une personne prudente. Ils doivent s'occuper des biens de l'organisme de bienfaisance de la même manière qu'une personne prudente s'occuperait de ses propres biens. Ils doivent toujours protéger les biens de l'organisme de bienfaisance contre les risques de perte injustifiés et doivent s'assurer que des dépenses administratives excessives ne soient pas engagées.

  5. Devoir d’atteindre les objectifs de l’organisme de bienfaisance

  6. Les biens de l'organisme de bienfaisance ne peuvent servir qu'aux objectifs de l'organisme de bienfaisance. Ils ne peuvent pas servir à une autre fin.

    Les organismes de bienfaisance peuvent avoir plus d'un objet. Si un organisme de bienfaisance est constitué en personne morale, les objets seront indiqués dans les lettres patentes de la société. Si l'organisme de bienfaisance n'est pas constitué en personne morale, les objets seront indiqués dans le document créant la fiducie. Si les biens sont utilisés de manière abusive, les tribunaux peuvent exiger des administrateurs ou fiduciaires le remboursement des fonds en question.

    Certains organismes de bienfaisance ont des fonds ou des biens qui sont censés servir à une fin spécifique unique. Les administrateurs ou fiduciaires doivent s'assurer que les biens servent uniquement à cet objet unique.

  7. Devoir d’éviter les situations présentant un conflit d’intérêts

  8. Les administrateurs et fiduciaires devraient éviter les conflits d'intérêts. Un conflit d'intérêts survient lorsqu'un administrateur ou un fiduciaire a un intérêt personnel dans le résultat d'une décision rendue par l'organisme de bienfaisance.

    Les administrateurs et fiduciaires doivent toujours songer aux intérêts de l'organisme de bienfaisance et ne pas laisser leurs intérêts ou leurs préférences personnels modifier leur conduite et leurs décisions.

    Les administrateurs et fiduciaires doivent également éviter toute apparence de conflit d'intérêts. Certains investissements, comme des prêts accordés aux donneurs, administrateurs ou fiduciaires de l'organisme de bienfaisance, ou à des compagnies dans lesquelles ils ont des actions, peuvent représenter une violation de l'obligation d'un administrateur ou d'un fiduciaire. Même si ces investissements sont faits aux taux du marché, il pourrait y avoir une apparence de conflit d'intérêts.

    Si les administrateurs ou fiduciaires ont un pouvoir discrétionnaire quelconque dans la sélection des personnes qui profitent de l'organisme de bienfaisance, ils doivent utiliser ce pouvoir discrétionnaire avec une impartialité complète. Les choix doivent être équitables et donner l'impression d'être équitables.

    Pour éviter l'apparence de conflit d'intérêts, de manière générale, l'administrateur ou le fiduciaire ne doivent pas faire des transactions avec l'organisme de bienfaisance ni accepter aucun avantage personnel de l'organisme de bienfaisance. Le pouvoir de faire des transactions commerciales avec l'organisme de bienfaisance ou d'être le client d'un organisme de bienfaisance doit être prévu dans une ordonnance rendue par un tribunal. Ce pouvoir peut également être prévu dans l'un des règlements pris en application de l'article 5.1 de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance.

  9. Devoir d’agir à titre gratuit

  10. De manière générale, un organisme de bienfaisance ne peut payer un administrateur pour agir à titre d'administrateur. Aussi, un administrateur ne peut pas être rémunéré dans n'importe quelles circonstances, sauf ceux qui sont autorisés par une ordonnance de la cour. Dans certaines circonstances appropriées, le paiement des services autres que ceux d'un administrateur peuvent être autorisés par voie d'une ordonnance de la cour.

    Un fiduciaire ne peut pas être rémunéré pour ces services, sauf si le montant de la rémunération est approuvé à l'avance soit par le tribunal soit par une ordonnance rendue en vertu de l'article 13 de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance. Un fiduciaire peut aussi être rémunéré si une telle rémunération est autorisée par le document créant la fiducie. Le document qui crée la fiducie peut aussi interdire ou limiter la rémunération des fiduciaires. Un organisme de bienfaisance peut rembourser à l'administrateur ou fiduciaire les frais et débours divers raisonnables.

  11. Obligation de rendre compte

  12. Les administrateurs et fiduciaires sont responsables des biens de l'organisme de bienfaisance. Ils doivent s'assurer que les comptes pertinents soient tenus et que les factures justificatives soient conservées.

    Le Tuteur et curateur public peut demander à un organisme de bienfaisance de déposer ses états financiers auprès du Bureau du Tuteur et curateur public. Un organisme de bienfaisance constitué en personne morale en vertu de la Loi sur les personnes morales de l'Ontario doit préparer des états financiers annuels vérifiés, à moins que le revenu annuel de l'organisme ne soit inférieur à 100 000 $ et que tous les membres consentent chaque année à l'exemption. Ces états financiers doivent indiquer en détail le capital, l'actif, les dépenses ou débours et les investissements. Des notes explicatives devraient indiquer tout conflit d'intérêts, les transactions avec lien de dépendance ou les paiements aux administrateurs à n'importe quel titre. Si un bien quelconque est remis à un organisme de bienfaisance dans un but particulier, ce point devrait aussi être indiqué dans les états financiers. Dans certains cas, il peut être nécessaire de joindre des notes explicatives indiquant la manière dont les activités ont été accomplies.

    Le Tuteur et curateur public peut aussi demander des renseignements sur la gestion d'un organisme de bienfaisance ou demander à un organisme de bienfaisance d'approuver ses comptes. Il s'agit d'une procédure judiciaire en vertu de laquelle les comptes sont examinés par un juge de la Cour supérieure de justice. Il sera demandé à un organisme de bienfaisance d'approuver ses comptes lorsqu'il y a des préoccupations graves au sujet de l'administration de l'organisme de bienfaisance. Souvent, les fiducies de bienfaisance approuvent périodiquement leurs comptes de leur propre gré.

  13. Devoir de gérer l’actif de l’organisme de bienfaisance

  14. Les administrateurs et fiduciaires sont responsables de la gestion des fonds et de l'actif de l'organisme de bienfaisance. Ils ne devraient pas déléguer cette responsabilité aux employés ni aux consultants financiers bien qu'ils puissent se fier aux conseils et à l'aide de telles personnes s'il est prudent d'agir de la sorte. Les administrateurs ou fiduciaires peuvent recourir aux services de gestion des comptables, courtiers en valeurs mobilières et autres conseillers financiers si le capital est important. Ils peuvent payer ces services dans le cadre des dépenses administratives de l'organisme de bienfaisance. Peu importe la formule choisie pour prévoir les arrangements des services financiers, les administrateurs doivent, en tout temps, garder un contrôle général sur les fonds.

    Les administrateurs et fiduciaires doivent agir en personne et prendre toutes les décisions importantes concernant l'organisme de bienfaisance. Ils peuvent déléguer la gestion quotidienne de l'organisme de bienfaisance aux employés mais ils doivent demeurer responsables et maintenir une surveillance et un contrôle adéquats sur le travail des employés.

  15. Fonctions relatives à certains pouvoirs particuliers

  1. Pouvoir d’investir
  2. Dans le cas des fiducies et autres organismes de bienfaisance non constitués en personne morale, le pouvoir d'investir peut être prévu dans les documents créant l'organisme de bienfaisance. Si aucun pouvoir d'investissement n'est prévu, les fiduciaires doivent se conformer aux exigences de la Loi sur les fiduciaires.

    Le pouvoir d'investissement d'une société de bienfaisance est habituellement prévu dans les lettres patentes de la société. Si aucun pouvoir d'investissement n'est précisé dans les lettres patentes, l'organisme de bienfaisance devrait effectuer les investissements conformément à la Loi sur les fiduciaires. Les administrateurs d'un organisme de bienfaisance ont le devoir d'investir les fonds qui ne sont pas immédiatement requis pour atteindre les objectifs de l'organisme de bienfaisance.

  3. Facteurs à prendre en considération lorsqu’on effectue un investissement
  4. La Loi sur les fiduciaires représente un guide utile en ce qui concerne les facteurs qu'un administrateur ou un fiduciaire devrait prendre en considération lorsqu'il investit les biens d'un organisme de bienfaisance. On compte sept critères que les administrateurs et fiduciaires devraient observer en plus de tous les autres critères pertinents dans les circonstances. Voici les sept critères en question :

    1. Conjoncture économique.
    2. Conséquences éventuelles de l'inflation ou de la déflation.
    3. Conséquences fiscales des décisions ou stratégies relatives à l'investissement.
    4. Rôle que chaque investissement ou cours d'action joue dans le portefeuille général de l'organisme de bienfaisance.
    5. Rendement total prévu du revenu et croissance du capital.
    6. Besoins de l'organisme de bienfaisance en matière de liquidités, régularité du revenu et conservation ou plus-value du capital.
    7. Lien particulier ou valeur particulière de l'actif, le cas échéant, par rapport aux objectifs de l'organisme de bienfaisance.

    (Voir également les bulletins du Tuteur et curateur public « Placements par les directeurs et les fiduciaires d’organismes de bienfaisance » et, à l'égard du regroupement, à des fins de placement, de fonds à des fins spéciales « Assurance de la responsabilité civile et fonds de fiducie à des fins spéciales »).

Pouvoir de détenir et de louer des biens immobiliers

En vertu de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance,un organisme de bienfaisance qui détient des biens meubles ou immeubles est tenu d'utiliser les biens aux fins de bienfaisance qu'il poursuit. Les organismes de bienfaisance peuvent maintenant détenir des biens-fonds aux fins de les louer ou à des fins d'investissement, pourvu que l'organisme a) ne soit pas empêché de le faire par les modalités de ses pouvoirs d'investissement; b) utilise le revenu généré aux fins de bienfaisance qu'il poursuit, et c) le placement est par ailleurs prudent compte tenu des pouvoirs de placement particuliers de l'organisme de bienfaisance.

Bureau du Tuteur et curateur public
Programme des biens aux fins de bienfaisance
595, rue Bay, bureau 800
Toronto ON M5G 2M6
No de téléphone : (416) 326-1963 ou ailleurs en Ontario,
sans frais, au 1-800-366-0335

Internet : www.attorneygeneral.jus.gov.on.ca/french/family/pgt