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Paiements aux administrateurs et aux personnes liées

Publiées relativement à la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance

RÈGLEMENT DE L’ONTARIO 4/01
Article 2.1 « Autorisation de payer »

1er avril 2018

Bureau du Tuteur et curateur public

Available in English

Contents

  1. Introduction
  2. Quels paiements peuvent être ou ne peuvent être effectués en vertu du présent Règlement?
  3. Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts et en quoi est-ce important?
  4. Qu’est-ce qu’une « société à fin charitable »?
  5. Qu’est-ce qu’une « personne liée »?
  6. Qui peut utiliser le présent Règlement?
  7. Quelles conditions doivent être respectées avant qu’un paiement ne puisse être autorisé ou versé à un administrateur ou à une personne liée?
  8. Comment les administrateurs décident-ils que le paiement est versé au mieux des intérêts de la société à fin charitable?
  9. Qu’est-ce qui constitue un paiement « raisonnable »?
  10. Quelle est la somme maximale?
  11. L’accord peut-il être modifié?
  12. Comment le conseil d’administration démontre-il qu’il se conforme aux exigences?
  13. Qui ne peut participer ni à la réunion, ni à un vote sur la question?
  14. Combien d’administrateurs ou de personnes liées peuvent être payés à tout moment?
  15. Doit-il y avoir divulgation de renseignements financiers?
  16. Y a-t-il des circonstances dans lesquelles il est possible de renoncer à certaines des exigences?
  17. Qu’arrive-t-il si une société à fin charitable veut autoriser un paiement mais ne peut se conformer aux exigences prévues?
  18. Quel est le risque que prennent les administrateurs qui versent des paiements à un administrateur sans se conformer aux exigences prévues par le Règlement?
  19. Autres renseignements

    Introduction

    Le Règlement de l’Ontario 4.01 pris en application de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance (le Règlement) permet aux sociétés à fin charitable[1] exploitées en Ontario d’indemniser les administrateurs et les personnes qui sont liées à ceux-ci, sans une ordonnance du tribunal, pourvu que certaines exigences précises soient respectées.

    Avant l’adoption du Règlement, il était interdit aux administrateurs de recevoir un paiement ou un autre avantage personnel d’une société à fin charitable sans une ordonnance du tribunal[2]. Cette interdiction s’appliquait même si les produits ou services étaient fournis à un taux inférieur à la juste valeur du marché. Le Règlement indique qu’une ordonnance du tribunal n’est plus nécessaire pour certains paiements, pourvu que les exigences prévues par le Règlement soient respectées.

    Si une société à fin charitable veut effectuer un paiement qui n’est pas autorisé par le Règlement, une ordonnance du tribunal est requise. Dans les cas où toutes les parties ont donné leur consentement, une ordonnance du tribunal peut être obtenue par voie de requête présentée au Bureau du Tuteur et curateur public en vertu de l’art. 13 de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance (voir la section 17 ci-dessous).

    Les présentes lignes directrices et le processus d’approbation de certains paiements aux administrateurs en vertu de l’article 2.1 du Règlement ne s’appliquent pas à la souscription d’une assurance à caractère indemnitaire. Pour la souscription d’une telle assurance, voir l’article 2 du Règlement, à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/lois/reglement/010004.

    Le Règlement ne s’applique pas au remboursement des dépenses raisonnables d’un administrateur. En règle générale, les dépenses peuvent être remboursées si elles ont été engagées pour la réalisation des fins charitables, si leur montant est raisonnable et si des reçus appropriés sont fournis.

    Quels paiements peuvent être ou ne peuvent être effectués en vertu du présent Règlement?

    La réponse courte

    Le Règlement autorise les paiements se rapportant à la plupart des produits, services et installations, pourvu que toutes les exigences soient respectées. Il n’autorise pas les paiements visant des services fournis par un administrateur en sa qualité d’administrateur ou d’employé, ni ceux aux fins de collectes de fonds ou d’opérations immobilières.

    Une réponse plus détaillée

    Parmi les produits, services et installations qui peuvent être fournis par un administrateur ou une personne liée, on compte notamment :

    Le Règlement n’autorise pas une société à fin charitable à faire ce qui suit :

    Qu’est-ce qu’un conflit d’intérêts et en quoi est-ce important?

    Un conflit d’intérêts existe lorsqu’un administrateur a un intérêt personnel dans le résultat d’une décision prise par la société à fin charitable. Les administrateurs des œuvres de bienfaisance ont l’obligation fiduciaire d’éviter à la fois les conflits d’intérêts et les conflits d’intérêts apparents. Les administrateurs doivent toujours prendre des décisions dans l’intérêt de la société à fin charitable et ne pas laisser leurs préférences ou intérêts personnels influencer leur conduite et leurs décisions.

    Un paiement qu’une société à fin charitable verse à un administrateur ou à une personne liée relativement à des produits, des services ou des installations représente un avantage personnel pour l’administrateur et le place en situation de conflit d’intérêts. Les tribunaux ont autorisé des paiements uniquement dans les situations où, au moment où la décision était prise, le paiement était dans l’intérêt supérieur de la société à fin charitable. Le Règlement vise à fournir l’approbation nécessaire sans qu’il soit obligatoire d’obtenir une ordonnance du tribunal.

    Qu’est-ce qu’une « société à fin charitable »?

    Aux fins des présentes lignes directrices, une société à fin charitable est une personne morale sans capital-actions (sans but lucratif) exploitée en Ontario qui est une œuvre de bienfaisance enregistrée ou dont les fins sont exclusivement charitables. Ne sont pas visés par cette définition les fiduciaires des fiducies caritatives ou des organismes de bienfaisance non constitués en société; par conséquent, ces organismes ne peuvent utiliser le Règlement pour payer des fiduciaires. Le Règlement emploie le terme « fiduciaire constitué en société » par souci d’uniformité avec les autres dispositions de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance. Dans les présentes lignes directrices, le terme « société à fin charitable » est employé au lieu du terme « fiduciaire constitué en société ».

    Qu’est-ce qu’une « personne liée »?

    Une « personne liée » est une « personne liée à un administrateur » de la société à fin charitable. Selon le Règlement, les personnes et entreprises suivantes sont des « personnes liées » :

    1. les membres de la famille, y compris un conjoint, un enfant, un parent, un grand-parent, un frère ou une sœur de l’administrateur;
    2. l’employeur de l’administrateur ou d’un membre de la famille;
    3. une personne morale avec capital-actions, si, seul ou conjointement, l’administrateur ou un membre de la famille est propriétaire bénéficiaire de plus de 5 % des actions de la personne morale, ou a le contrôle ou la haute main sur celles-ci;
    4. une personne morale sans capital-actions, si, seul ou conjointement, l’administrateur ou un membre de la famille est propriétaire bénéficiaire de plus de 20 % des intérêts avec droit de vote en circulation correspondant au statut de membre de la personne morale, ou a le contrôle ou la haute main sur ceux-ci;
    5. une personne morale avec ou sans capital-actions pour laquelle l’administrateur ou un membre de la famille agit à titre d’administrateur ou de dirigeant;
    6. une société de personnes dans laquelle l’administrateur ou un membre de la famille est un associé ou dans laquelle une personne morale visée à la disposition 3, 4 ou 5 est un associé;
    7. un associé d’une société de personnes visée à la disposition 6.

    Qui peut utiliser le présent Règlement?

    Le Règlement peut être utilisé par les sociétés à fin charitable comptant au moins quatre administrateurs qui peuvent participer à un vote sur le paiement à la personne liée à un administrateur. Cela veut dire que les sociétés à fin charitable doivent compter au moins cinq administrateurs, dont quatre peuvent participer à un vote sur la question. Voir le point 13 ci-dessous, « Qui ne peut participer ni à la réunion, ni à un vote sur la question? », pour obtenir de plus amples renseignements pour ce qui est de savoir qui peut prendre la décision d’effectuer un paiement.

    Le Règlement n’autorise pas les paiements qui sont autrement interdits par les documents constitutifs de la société à fin charitable[3]. Les administrateurs de la société à fin charitable devraient examiner les documents constitutifs avant d’autoriser un paiement.

    De plus, le Règlement n’autorise pas les paiements qui sont autrement interdits par les lois applicables à la société à fin charitable ou par les règles de déontologie applicables à l’administrateur. Par exemple, le par. 95 (1) de la Loi sur les personnes morales et le par. 180 (2) de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif interdisent à un administrateur d’agir à titre de vérificateur de la société à fin charitable.

    Si la société à fin charitable est une œuvre de bienfaisance enregistrée, les administrateurs pourraient juger bon d’examiner les règles concernant leur situation particulière auprès de l’Agence du revenu du Canada, puisque les exigences applicables en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu pourraient être différentes.

    Quelles conditions doivent être respectées avant qu’un paiement ne puisse être autorisé ou versé à un administrateur ou à une personne liée?

    Comment les administrateurs décident-ils que le paiement est versé au mieux des intérêts de la société à fin charitable?

    Avant de verser un paiement, le conseil d’administration doit être d’avis que l’accord est dans l’intérêt supérieur de la société à fin charitable. Les administrateurs doivent être en mesure de démontrer que :

    Le conseil d’administration devrait se poser les questions suivantes :

    Qu’est-ce qui constitue un paiement « raisonnable »?

    Pour déterminer si un paiement est raisonnable, la société à fin charitable devrait tenir compte des facteurs suivants :

    D’autres facteurs à examiner :

    Quelle est la somme maximale?

    La « somme maximale » est la somme totale que la société à fin charitable a convenu de payer pour la fourniture des produits, services ou installations. La somme totale payée à la fin du contrat peut être inférieure à la somme maximale, par exemple si le contrat prévoit un taux horaire et que le nombre d’heures réel nécessaire pour exécuter le contrat est inférieur au nombre d’heures prévu.

    L’accord peut-il être modifié?

    Oui. Cependant, afin d’autoriser un paiement supérieur à la somme maximale prévue dans l’accord original, la société à fin charitable doit encore une fois se conformer aux exigences prévues aux paragraphes (5) à (10) du Règlement.

    Comment le conseil d’administration démontre-il qu’il se conforme aux exigences?

    En plus de conserver une copie de l’accord et des approbations exigées, le conseil d’administration doit documenter pleinement le processus décisionnel, y compris les études de marché, l’examen des présentes lignes directrices et les motifs de sa décision.

    Qui ne peut participer ni à la réunion, ni à un vote sur la question?

    Les personnes suivantes ne peuvent participer ni à la réunion, ni à un vote sur la question :

    a) tout administrateur qui reçoit un paiement;

    b) tout administrateur lié à la personne qui reçoit le paiement;

    c) toute personne liée à l’administrateur visé à l’alinéa a) ou b) ci-dessus.

    Le Règlement exige que la société à fin charitable compte au moins quatre administrateurs dotés du droit de vote admissibles afin d’autoriser le paiement. Il est important que le conseil d’administration veille à ce que l’administrateur non admissible et toute personne liée à celui-ci soient exclus de la réunion. Toute réunion à laquelle doit assister l’administrateur ou la personne liée à celui-ci doit être terminée avant la réunion au cours de laquelle la discussion finale aura lieu et la décision finale des administrateurs admissibles sera prise.

    Combien d’administrateurs ou de personnes liées peuvent être payés à tout moment?

    Le nombre total des personnes qui reçoivent un paiement en vertu du Règlement ne doit pas dépasser 20 % du nombre des administrateurs dotés du droit de vote siégeant au conseil d’administration.

    Doit-il y avoir divulgation de renseignements financiers?

    La réponse courte

    Oui. Le Règlement exige la divulgation du paiement aux membres de la société à fin charitable, tant à l’assemblée annuelle des membres que dans les états financiers annuels. Le Règlement ne précise pas les renseignements qui doivent être divulgués ni la façon de les divulguer; cependant, la divulgation devrait être conforme aux pratiques comptables applicables.

    Une réponse plus détaillée

    La divulgation de renseignements financiers est nécessaire pour assurer une transparence entre les administrateurs et les membres. Les membres, qui sont habituellement responsables d’élire les administrateurs, sont les mieux placés pour les tenir responsables de l’administration de la société à fin charitable.

    Les lignes directrices du TCP concernant la divulgation de renseignements dans les états financiers prévoient ce qui suit :

    Exemples :

    Y a-t-il des circonstances dans lesquelles il est possible de renoncer à certaines des exigences?

    La réponse courte

    Oui. Si la société à fin charitable verse un paiement à une autre société sans but lucratif ou à une société à but lucratif qu’elle possède entièrement et que l’administrateur qui est lié à la société ne reçoit aucun avantage de ce paiement, les exigences sont moindres.

    Une réponse plus détaillée

    Il y a renonciation à la plupart des exigences, y compris l’obligation de compter au moins quatre administrateurs dotés du droit de vote. Les seules exigences à respecter sont les suivantes :

    à titre d’exemple :

    La Fondation ABC (la Fondation) est une société à fin charitable créée afin de réunir, de maintenir et de débourser des fonds au profit de l’œuvre de bienfaisance ABC (l’œuvre de bienfaisance). L’administrateur en chef de l’œuvre de bienfaisance agit à titre d’administrateur de la Fondation en vertu de sa charge d’administrateur en chef.

    Afin de minimiser les coûts, la Fondation veut conclure un contrat avec l’œuvre de bienfaisance relativement à des locaux à bureaux et à certains services administratifs. Puisqu’elle est l’employeur d’un administrateur de la Fondation, l’œuvre de bienfaisance est une « personne liée » à cet administrateur.

    Normalement, pour que l’œuvre de bienfaisance puisse conclure un contrat avec la Fondation, toutes les exigences du Règlement doivent être respectées. Cependant, puisque la Fondation est une société à fin charitable et que l’administrateur en chef/l’administrateur ne recevra aucun avantage de l’opération, le Règlement soustrait la Fondation à l’application de certaines des exigences.

    Dans l’exemple ci-dessus, les administrateurs doivent s’assurer que le paiement a été versé au mieux des intérêts de la Fondation et qu’il était raisonnable, mais il n’est pas nécessaire de se conformer aux autres exigences.

    Qu’arrive-t-il si une société à fin charitable veut autoriser un paiement mais ne peut se conformer aux exigences prévues?

    La réponse courte

    Dans le cas où une ordonnance du tribunal aurait été requise avant l’adoption du présent Règlement, et où le paiement n’est pas autorisé en vertu du Règlement, la société à fin charitable serait encore tenue d’obtenir une ordonnance du tribunal avant de verser le paiement.

    Une réponse plus détaillée

    Le Règlement n’impose pas de nouvelles restrictions à la capacité des administrateurs de recevoir un avantage personnel en vertu de la common law en Ontario. Il prévoit plutôt un mécanisme permettant aux sociétés à fin charitable de fournir un avantage qui aurait nécessité une ordonnance du tribunal avant l’adoption du Règlement. Dans les situations où les exigences du Règlement ne peuvent être respectées, la société à fin charitable serait encore tenue d’obtenir une ordonnance du tribunal avant de verser le paiement.

    Par exemple, au sein de certains organismes religieux, il est important que le chef religieux siège également au conseil d’administration. Le Règlement ne s’applique pas dans une telle situation, puisque le chef religieux est un employé de la société à fin charitable. Une ordonnance du tribunal serait donc requise pour payer le chef religieux.

    Si la common law exige une ordonnance du tribunal pour verser un paiement et que le Règlement n’autorise pas le paiement, une ordonnance du tribunal peut, dans certaines circonstances, être rendue en vertu de l’art. 13 de la Loi sur la comptabilité des œuvres de bienfaisance. Pour de plus amples renseignements sur les ordonnances visées par l’art. 13, veuillez consulter la publication du BTCP intitulée « Comment obtenir une ordonnance judiciaire sur une question liée à un organisme de bienfaisance sans aller au tribunal? », qui est disponible sur le site Web du BTCP. Voir le point 19 ci-dessous, « Autres renseignements », pour obtenir l’adresse du site Web.

    Quel est le risque que prennent les administrateurs qui versent des paiements à un administrateur sans se conformer aux exigences prévues par le Règlement?

    Les administrateurs des sociétés à fin charitable qui ne se conforment pas aux exigences prévues par le Règlement pourraient manquer à leurs obligations fiduciaires et être tenus de rembourser des fonds. Les plaintes concernant les paiements versés à un administrateur ou à une personne liée à un administrateur peuvent habituellement être réglées si la société à fin charitable peut démontrer qu’elle s’est conformée au Règlement.

    Autres renseignements

    Les lois de l’Ontario se trouvent à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/laws.

    Les lois fédérales se trouvent à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/lois.

    Pour obtenir la version la plus récente des présentes lignes directrices, ou de plus amples renseignements sur les questions liées à un organisme de bienfaisance en Ontario, veuillez consulter le site Web du BTCP, à l’adresse suivante :

    https://www.attorneygeneral.jus.gov.on.ca/french/family/pgt/charities/

    Vous pouvez aussi communiquer avec le Programme des biens aux fins de bienfaisance du Bureau du Tuteur et curateur public, à l’adresse suivante :

    Programme des biens aux fins de bienfaisance

    595, rue Bay, bureau 800, Toronto (Ontario) M5G 2M6

    Tél. : 416-326-1963 (veuillez laisser un message)

    Sans frais : 1-800-366-0335, ensuite appuyez sur 1, 3, 7

    Téléc. : 416-326-1969

    Bureau du Tuteur et curateur public Paiements aux administrateurs et aux personnes liées ISBN 978-1-4868-1916-4

    © Imprimeur de la Reine pour l’Ontario 2006  Available in English


    [1] Une société à fin charitable est une œuvre de bienfaisance constituée en vertu de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario, de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, ou d’une autre loi provinciale sur les sociétés. Elle se distingue des entités que l’Agence du revenu du Canada désigne comme « œuvres de bienfaisance » ou « fondations » au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu.

    [2] Re Public Trustee and Toronto Humane Society et al., [1987] O.J. no 534, 60 O.R. (2d) 236, 40 D.L.R. (4th) 111, 27 E.T.R. 40, 4 A.C.W.S. (3d) 446.

    [3] Aux fins des lignes directrices, les documents constitutifs comprennent les statuts constitutifs, les statuts de maintien, les statuts de modification, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires, la loi particulière créant la société à fin charitable, ainsi que les règlements administratifs de la personne morale.