Nominations à titre de commissaire aux affidavits et de notaire non-juriste

Un commissaire aux affidavits peut recevoir des affidavits et faire prêter serment, recevoir des affirmations solennelles ou des déclarations. Un notaire a tous les pouvoirs d’un commissaire aux affidavits et peut aussi vérifier que les signatures, les marques et les copies de documents sont véritables. Les commissaires aux affidavits et les notaires ne peuvent pas recevoir leurs propres affidavits ou déclarations ni légaliser leurs propres documents.

Le ministère du Procureur général traite les demandes de toute personne (qui n’est pas avocate) qui souhaite être nommée commissaire aux affidavits ou notaire en Ontario. Les avocats de l’Ontario qui souhaitent être nommés notaires doivent communiquer avec le ministère des Services gouvernementaux, en composant le 416 325-8416 ou en visitant son site Web.

Commissaire aux affidavits

Admissibilité

Toute personne âgée d’au moins 18 ans et autorisée à travailler au Canada peut être nommée commissaire aux affidavits. Les nominations sont généralement accordées à une entreprise et à ses filiales ou sociétés associées. Le mandat d’un commissaire aux affidavits est d’une durée de trois ans et est renouvelable.

Les personnes qui obtiennent la nomination de commissaire aux affidavits travaillent généralement pour une entreprise de l’Ontario enregistrée ou une organisation qui doit rendre des services de commissaire aux affidavits dans le cadre de ses activités régulières (p. ex., cabinets d’avocat, fabricants, entrepreneurs, etc.).

Les personnes qui exercent certaines professions (p. ex., avocats, juges, greffiers, parajuristes titulaires d’un permis) sont d’office commissaires aux affidavits et ne doivent pas demander d’être nommées commissaires ni obtenir d’approbation pour l’énoncé de leur sceau. Lorsqu’une personne quitte sa charge, elle n’est plus commissaire d’office.

Le Règlement de l’Ontario 386/12 – Commissaires aux affidavits et autres personnes habilitées à recevoir des affidavits contient de plus amples renseignements. Certaines personnes peuvent être nommées commissaires aux affidavits en vertu d’une autre loi. Un avocat serait le mieux placé pour répondre aux questions à ce sujet.

Nouvelle demande

Pour une nouvelle demande générale de nomination (ce qui n’inclut pas les étudiants en droit et stagiaires en droit), inscrivez les réponses dans le formulaire de demande en version PDF ou HTML.

Pour une demande d’étudiant en droit ou de stagiaire en droit, inscrivez les réponses dans le formulaire de demande en version PDF ou HTML.

Assurez-vous de lire les instructions figurant sur la première page avant de remplir les sections pertinentes. Imprimez la demande dûment remplie, puis signez et datez chaque page de la demande à la main.

Certains individus sont exemptés du paiement des droits. Sont exemptés du paiement des droits les personnes qui travaillent pour une société d’aide à l’enfance enregistrée, les employés du gouvernement et les membres d’une bande de Première Nation. Pour plus de renseignements, veuillez lire le règlement Droits.

Les personnes qui ne sont pas exemptées du paiement des droits doivent accompagner leur demande de nomination d’un chèque ou d’un mandat de 75 $, libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ».

La demande de nomination ne peut pas être envoyée par courriel ou télécopieur.

Envoyez votre demande par la poste à l’adresse suivante :

Ministère du Procureur général
Bureau des nominations judiciaires
a/s ministère des Services gouvernementaux
Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88
77, rue Wellesley Ouest, case 720
Toronto (Ontario)
M7A 1N3

Pour des livraisons par service de messagerie, ajoutez cette ligne au-dessus de l’adresse postale : Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88.

Renouvellement et changement d’une nomination

Pour faire renouveler votre nomination, vous devez présenter la demande de renouvellement entre deux et six mois avant l’expiration de votre nomination.

Vous devez présenter un formulaire de nouvelle demande si :

  • votre nomination a expiré il y a plus de six mois;
  • votre plus récente nomination concernait une entreprise ou une organisation différente;
  • Le nom de votre entreprise ou de votre organisation a changé à la suite d'un changement de propriétaire.

Pour faire renouveler ou changer votre nomination, vous devez :

  • écrire une lettre à cette fin sur du papier à en-tête de votre entreprise ou de votre organisation, en indiquant vos adresse postale, numéro de téléphone, courriel et numéro de télécopieur;
  • envoyer l'empreinte de votre sceau actuel;
  • préciser tout changement à apporter à l'énoncé du sceau.

Certains individus sont exemptés du paiement des droits. Sont exemptés du paiement des droits les personnes qui travaillent pour une société d’aide à l’enfance enregistrée, les employés du gouvernement et les membres d’une bande de Première Nation. Pour plus de renseignements, veuillez lire le règlement Droits.

Pour les personnes qui ne sont pas exemptées du paiement des droits, les droits de renouvellement sont les suivants :

  • 50 $ si la demande est reçue avant l’expiration de la nomination;
  • 75 $ si la demande est reçue après l’expiration de la nomination.

Autres droits à payer :

  • 75 $ : présentation d’un formulaire de nouvelle demande;
  • 75 $ : changement de l’énoncé du sceau, s’il reste moins d’une année jusqu’à l’expiration de la nomination;
  • 17 $ : changement de l’énoncé du sceau, s’il reste plus d’une année jusqu’à l’expiration de la nomination ou s’il faut remplacer le certificat (p. ex., s’il est endommagé ou perdu).
  • La demande ne peut pas être envoyée par courriel ou télécopieur.

    Envoyez votre demande par la poste à l’adresse suivante :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s ministère des Services gouvernementaux
    Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88
    77, rue Wellesley Ouest, case 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Pour des livraisons par service de messagerie, ajoutez cette ligne au-dessus de l’adresse postale : Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88.

    Annulation d’une nomination

    Pour demander l’annulation d’une nomination, les entreprises ou commissaires actifs peuvent envoyer un courriel à appointments@ontario.ca en indiquant le nom légal complet du commissaire aux affidavits, la date d’expiration de la nomination active et la date de prise d’effet de l’annulation. Il n’y a pas de droits à payer pour faire annuler une nomination.

    Notaire non-juriste

    Admissibilité

    Les personnes qui ne sont pas des avocats peuvent présenter une demande de nomination à titre de notaire pour un mandat de trois ans et peuvent également demander le renouvellement de leur nomination de notaire.

    L’auteur de la demande doit être âgé d’au moins 18 ans et être autorisé à travailler au Canada.

    En outre, la légalisation de documents en Ontario doit être l’une des fonctions obligatoires de l’emploi de l’auteur de la demande. Par exemple, l’auteur de la demande doit légaliser des documents pour :

    • des hauts fonctionnaires du gouvernement;
    • des personnes morales de l’Ontario qui exercent des activités commerciales hors de l’Ontario;
    • des agents de brevets ou de marques de commerce;
    • des sièges sociaux de syndicats nationaux ou provinciaux qui exercent des activités à l'extérieur de l’Ontario.

    Si une nomination à titre de commissaire aux affidavits suffit pour satisfaire aux besoins de l’auteur de la demande, une nomination à titre de notaire ne sera pas accordée.

    Les personnes qui obtiennent la nomination de notaire travaillent généralement pour une entreprise de l’Ontario enregistrée ou une organisation qui doit rendre des services de notaire dans le cadre de ses activités régulières (p. ex., cabinets d’avocat, fabricants, entrepreneurs, etc.).

    Nouvelle demande

    Pour une nouvelle demande de nomination, inscrivez les réponses dans le formulaire de demande en version PDF ou HTML.

    Assurez-vous de lire les instructions figurant sur la première page avant de remplir les sections pertinentes. Imprimez la demande dûment remplie, puis signez et datez chaque page de la demande à la main.

    La demande de nomination doit être accompagnée d’un chèque ou d’un mandat d’un montant de 110 $, libellé à l’ordre du « Ministre des Finances ».

    La demande de nomination ne peut pas être envoyée par courriel ou télécopieur.

    Envoyez votre demande par la poste à l’adresse suivante :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s ministère des Services gouvernementaux
    Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88
    77, rue Wellesley Ouest, case 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Pour des livraisons par service de messagerie, ajoutez cette ligne au-dessus de l’adresse postale : Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88.

    Renouvellement et changement d’une nomination

    Pour faire renouveler votre nomination, vous devez présenter une demande de renouvellement entre deux et six mois avant l’expiration de votre nomination. Vous devez présenter un formulaire de nouvelle demande si :

    • votre nomination a expiré il y a plus de six mois;
    • votre plus récente nomination concernait une entreprise ou une organisation différente;
    • Le nom de votre entreprise ou de votre organisation a changé à la suite d'un changement de propriétaire.

    Pour faire renouveler ou changer votre nomination, vous devez :

    • écrire une lettre à cette fin sur du papier à en-tête de votre entreprise ou de votre organisation, en indiquant vos adresse postale, numéro de téléphone, courriel et numéro de télécopieur;
    • envoyer l'empreinte de votre sceau de commissaire;
    • préciser tout changement à apporter à l'énoncé du sceau.

    Les droits à payer pour une demande de renouvellement de nomination sont les suivants :

    • 75 $ si la demande est reçue avant l’expiration de la nomination;
    • 110 $ si la demande est reçue après l’expiration de la nomination.

    Autres droits à payer :

    • 110 $ : présentation d’un formulaire de nouvelle demande;
    • 110 $ : changement de l’énoncé du sceau, s’il reste moins d’une année jusqu’à l’expiration de la nomination;
    • 17 $ : changement de l’énoncé du sceau, s’il reste plus d’une année jusqu’à l’expiration de la nomination ou s’il faut remplacer le certificat (p. ex., s’il est endommagé ou perdu).

    La demande ne peut pas être envoyée par courriel ou télécopieur.

    Envoyez votre demande par la poste à l’adresse suivante :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s ministère des Services gouvernementaux
    Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88
    77, rue Wellesley Ouest, case 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Pour des livraisons par service de messagerie, ajoutez cette ligne au-dessus de l’adresse postale : Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88.

    Annulation d’une nomination

    Pour demander l’annulation d’une nomination, les entreprises ou commissaires actifs peuvent envoyer un courriel à appointments@ontario.ca en indiquant le nom légal complet du commissaire aux affidavits, la date d’expiration de la nomination active et la date de prise d’effet de l’annulation.

    Il n’y a pas de droits à payer pour faire annuler une nomination.

    Si votre nomination est approuvée

    Commissaire aux affidavits

    Vous recevrez un avis d’approbation par la poste. Il contiendra la date de prise d’effet de la nomination (la date à laquelle vous pouvez commencer à remplir les fonctions de commissaire aux affidavits) ainsi que l’énoncé que vous devez utiliser sur votre sceau.

    Vérifiez l’énoncé du sceau qui figure dans l’avis d’approbation pour vous assurer qu’il est correct. Vous devez obtenir l’approbation écrite du ministère pour apporter des changements à l’énoncé de votre sceau. Les demandes de changement doivent être envoyées au Bureau des nominations, à appointments@ontario.ca.

    Vous recevrez un certificat de nomination officiel et votre reçu entre quatre et six semaines après avoir reçu l’avis d’approbation.

    Vous pouvez commencer à remplir les fonctions de commissaire aux affidavits dès que votre nomination a pris effet et que vous disposez d’un sceau de commissaire contenant un énoncé approuvé. Vous pouvez obtenir un sceau dans un magasin de fournitures de bureau.

    Notaire

    Étape 1 : Réception de l’avis d’approbation de principe

    Vous recevrez un avis d’approbation de principe par la poste. L’avis contiendra l’énoncé que vous devez utiliser sur votre sceau de notaire ainsi que des instructions pour obtenir une date d’examen de compétence.

    Vérifiez l’énoncé du sceau qui figure dans l’avis d’approbation pour vous assurer qu’il est correct. Vous devez obtenir l’approbation écrite du ministère pour apporter des changements à l’énoncé de votre sceau. Les demandes de changement doivent être envoyées au Bureau des nominations, à appointments@ontario.ca.

    N’achetez pas de sceau avant d’avoir reçu le certificat de nomination.

    Étape 2 : Établissement de la date de l’examen de compétence

    L’avis d’approbation de principe contient des instructions pour obtenir une date d’examen de compétence. Votre examen peut être tenu par un représentant du ministère ou un juge.

    Si l’examen est tenu par un juge de la Cour supérieure de justice, vous devrez envoyer par la poste le certificat d’examen original, dûment signé, au :

    Ministère du Procureur général
    Bureau des nominations judiciaires
    a/s ministère des Services gouvernementaux
    77, rue Wellesley Ouest, case 720
    Toronto (Ontario)
    M7A 1N3

    Pour des livraisons par service de messagerie, ajoutez cette ligne au-dessus de l’adresse postale : Service du courrier, Édifice Macdonald, 2e sous-sol, fenêtre des services de messagerie, salle M2B-88.

    La demande ne peut pas être envoyée par courriel ou télécopieur.

    Étape 3 : Réception du certificat de nomination

    Le certificat de nomination vous sera envoyé par la poste.

    Le certificat de nomination indiquera la date de prise d’effet de votre nomination (la date à laquelle vous pouvez commencer à remplir les fonctions de notaire).

    Étape 4 : Obtention d’un sceau

    Vous pouvez commencer à agir en qualité de notaire dès que votre nomination a pris effet et que vous possédez un sceau contenant un énoncé approuvé.

    Vous devez utiliser l’énoncé qui figure dans l’avis d’approbation de principe que vous avez reçu. Le sceau doit aussi indiquer la date d’expiration de votre nomination. La date d’expiration tombe exactement trois ans après la date de prise d’effet de la nomination indiquée dans le certificat de nomination. Vous pouvez obtenir un sceau dans un magasin de fournitures de bureau.

    Liens vers d’autres ressources

    Comment devenir notaire (avocats de l’Ontario).

    Trouver un notaire ou un commissaire aux affidavits.

    Authentification d’un document destiné à être utilisé à l’étranger.

    Guide à l’intention des nouveaux commissaires aux affidavits.

    Pour nous contacter

    Si vous avez des questions au sujet de votre nomination, veuillez envoyer un courriel au ministère du Procureur général, à appointments@ontario.ca. Vous devrez consulter un avocat si vous avez des questions sur les fonctions précises d’un commissaire ou d’un notaire.

    Si vous avez des questions au sujet de votre certificat de nomination, vous pouvez communiquer avec le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs, au 416 325-8416, ou à official.documents@ontario.ca.

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