3.1 Points à considérer avant la constitution
3.2 Établissement de la requête en constitution
3.3 Siège social
3.4 Administrateurs
3.5 Objectifs - Généralités
3.6 Objets - Associations de bienfaisance
3.7 Pouvoirs connexes
3.8 Dispositions particulières
3.9 Objets et dispositions particulières - Principaux points
3.10 Pièces justificatives
3.11 Aide-mémoire
3.12 Échéancier

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3.1 Points à considérer avant la constitution

À cette étape-ci, il faut examiner la question de savoir si les activités et le but de la personne morale proposée peuvent relever d'un ministère ou d'un organisme de l'État ou tomber sous le coup de l'un de ses règlements. Entre autres :

• Est-ce que la personne morale demandera des subventions à l'État?
• Les activités proposées de la personne morale seront-elles régies par un ministère ou un organisme de l'État?
• La personne morale exercera-t-elle des activités complémentaires aux services offerts par un ministère ou un organisme de l'État?

Si l'on peut répondre dans l'affirmative à l'une ou l'autre de ces questions, il serait prudent de consulter le ministère ou l'organisme concerné avant de remplir la requête en constitution. Certains ministères ou organismes peuvent vous demander de communiquer avec eux avant la constitution, et certains peuvent vous offrir des suggestions en vue de l'élaboration des objets de la personne morale envisagée.

En consultant à l'avance les organismes de réglementation concernés, on épargnera au bout du compte temps et argent.

Par exemple :

• si la personne morale exploite un jardin d'enfants, un foyer de groupe pour enfants ou une garderie, consultez le ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse;
• dans le cas d'un foyer pour personnes âgées, consultez le ministère des Services sociaux et communautaires ainsi que le ministère des Affaires municipales et du Logement;
• si la personne morale offre des programmes culturels ou civiques, consultez le ministère des Affaires civiques et de l'Immigration ou le ministère de la Culture;
• si la personne morale offre des programmes d'éducation ou de formation, consultez le ministère de l'Éducation et le ministère de la Formation et des Collèges et Universités;
• dans le cas d'une société de bienfaisance, consultez le Bureau du Tuteur et curateur public de l'Ontario et l'Agence du revenu du Canada, Impôt (voir la partie 6 du présent guide);
• si la personne morale offre des services de santé ou exerce des activités connexes, ou si elle est une association de professionnels de la santé, consultez le ministère de la Santé et des Soins de longue durée;
• si la personne morale offre aux prisonniers des services de réintégration à la vie sociale, consultez le ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels.

Nota : Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive des cas où il faut consulter divers ministères.

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3.2 Établissement de la requête en constitution - Généralités

La Requête en constitution d'une personne morale sans capital-actions (Formule 2 approuvée par le ministre conformément au règlement d'application de la Loi sur les personnes morales) peut être téléchargée sur le site Web de ServiceOntario, à l'adresse www.ServiceOntario.ca. Il est également possible de se la procurer en personne au ministère des Services gouvernementaux (voir la section Renseignements à l'Annexe « G »).

Comme chacune des formules est accompagnée d'instructions détaillées, nous ne répéterons pas ces instructions dans le présent guide. Les renseignements donnés ici sont de nature plus générale et servent à clarifier et à compléter ces instructions.

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3.3 Siège social

Toute personne morale est tenue d'avoir son siège social en Ontario (article 277 de la Loi). Il n'est pas nécessaire que la personne morale soit propriétaire ou locataire d'un immeuble ou d'un bureau particulier. La Loi exige simplement qu'elle ait une adresse officielle, son siège social, où elle garde certains documents et où l'on peut communiquer avec elle au besoin. Certains fondateurs utilisent, à cette fin, l'adresse de leur domicile, laquelle figure, par conséquent, à la rubrique 2 de la requête en constitution.

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3.4 Administrateurs

Les premiers administrateurs désignés dans les lettres patentes, dont le nombre ne doit pas être inférieur à trois selon l'article 283 de la Loi, sont réputés les administrateurs de la personne morale jusqu'à ce qu'ils soient remplacés par d'autres personnes dûment élues (article 284 de la Loi). Les premiers administrateurs de la personne morale ont les mêmes pouvoirs, devoirs et obligations que les administrateurs élus pour siéger au conseil.

Le poste d'administrateur comporte également certaines responsabilités, voire des obligations. Toute personne qui accepte ce poste doit donc être prête à assumer les responsabilités qui lui incombent.

Normalement, nul ne doit être administrateur d'une personne morale s'il n'en est pas membre. L'administrateur qui cesse d'être membre perd dès lors les fonctions liées à son poste (article 286). Toutefois, quiconque est nommé administrateur d'une personne morale sans en être membre peut conserver son poste s'il devient membre de la personne morale dans les dix jours suivant son élection ou sa nomination, faute de quoi il perd son poste à l'expiration de ce délai et ne doit pas être réélu ou nommé de nouveau avant de devenir membre de la personne morale. Le paragraphe 286(3) de la Loi prévoit une exception retreinte qui s'applique aux hôpitaux et aux bourses.

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Objets - Généralités

3.5 Définition de l’objet

L'énoncé exposant les objets consiste en une brève présentation du but ultime de la personne morale.

Contenu - Voir la partie 6 : objets standard des sociétés de bienfaisance

Le premier énoncé expose l'objet principal, c'est-à-dire celui qui décrit le but premier de la personne morale; on peut lui ajouter des objets secondaires, s'il y a lieu.

L'énoncé de l'objet ne constitue pas une énumération des activités projetées de la personne morale, ni de ses buts. On recommande de lui donner une forme succincte et une portée générale (sauf pour les sociétés de bienfaisance, voir la partie 6 du présent guide), puisqu'un objet général comprendra les aspects particuliers englobés normalement dans ce genre d'entreprise. En revanche, l'objet doit être suffisamment précis pour éviter toute ambiguïté.

Exemples : On pourrait énoncer l'objet d'un organisme communautaire pour adolescents de la façon suivante :

L'établissement et le fonctionnement d'un organisme pour adolescents dans le but :

1. de promouvoir les intérêts des adolescents de la ville de Kenora;
2. de promouvoir l'athlétisme, les sports et les activités récréatives, et d'établir et d'entretenir des installations pour ces activités;

ainsi que de réaliser tous autres objectifs accessoires compatibles avec ces objectifs.

On pourrait énoncer l'objet d'une association de contribuables de la façon suivante :

L'établissement et le fonctionnement d'une association de résidants dans le but :

1. de promouvoir et de favoriser les intérêts des résidants de la collectivité de Don Mills Centre;
2. de faire de la recherche sur les problèmes liés à la mise en valeur de biens-fonds au sein de la collectivité.

On pourrait énoncer l'objet d'un club social possédant des locaux de la façon suivante :

L'établissement et le fonctionnement d'un club social dans le but :

1. de promouvoir des activités sociales et récréatives parmi les membres de la personne morale;
2. d'offrir des installations récréatives et un local pour recevoir les membres de la personne morale et leurs invités.

VOIR L'ANNEXE « A » - Modèles de dispositions sur les objets des personnes morales sans but lucratif autres que les sociétés de bienfaisance (partie III de la Loi sur les personnes morales).

Nota : À la rubrique 4 de la Requête en constitution d'une personne morale sans capital-actions où les objets de la personne morale doivent être précisés (« Objets pour lesquels la personne morale est constituée : »), il ne faut indiquer que les objets et non les pouvoirs et les dispositions particulières.

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3.6 Objets - Sociétés de bienfaisance

Voir la partie 6 du présent guide.

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3.7 Pouvoirs connexes

Toutes les personnes morales acquièrent d'office des pouvoirs accessoires et connexes, sauf indication contraire dans les lettres patentes ou les lettres patentes supplémentaires. Ces pouvoirs sont précisés aux alinéas 23(1)a) à 23(1)p) ainsi qu'aux alinéas 23(1)s), 23(1)u) et 23(1)v) de la Loi. Tous les pouvoirs suspendus aux termes du paragraphe 23(2) doivent être indiqués à la rubrique 5 de la formule de requête, sous « Dispositions particulières ». En outre, toutes les personnes morales acquièrent automatiquement les pouvoirs énoncés à l'article 275 de la Loi.

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3.8 Dispositions particulières

Les requérants peuvent demander l'inclusion dans les lettres patentes de toute disposition qui pourrait faire l'objet d'un règlement de la personne morale, sauf les dispositions concernant la durée du mandat des administrateurs ou l'élection et la retraite à tour de rôle des administrateurs. La seule disposition devant figurer dans les lettres patentes d'une personne morale autre qu'une société de bienfaisance est la clause interdisant de rechercher un gain pécuniaire, laquelle est préalablement imprimée sur la formule. Dans la plupart des cas, il suffit d'indiquer les dispositions particulières dans les règlements plutôt que dans les lettres patentes puisque toute modification des dispositions des lettres patentes ne peut s'effectuer que par lettres patentes supplémentaires.

Les dispositions particulières peuvent notamment porter sur les questions suivantes :

1. Les pouvoirs d'emprunter (voir l'article 59)
2. La répartition de l'actif
3. La rémunération des administrateurs
4. Les conditions d'admission
5. Le nom français ou anglais, selon le cas, ou en langue étrangère
6. D'autres pouvoirs

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3.9 Objets et dispositions particulières - Principaux points

Les « objets » énoncés dans les lettres patentes établissent les buts visés par la personne morale, et les « dispositions particulières » se rapportent à sa gouvernance. Toutes ces dispositions doivent être prises dans le cadre de la Loi sur les personnes morales. Dans le cas où les dispositions figurant dans les lettres patentes ou les lettres patentes supplémentaires ne sont pas acceptables, le requérant peut modifier la requête. Les articles 4, 5 et 9 de la Loi confèrent au Ministère le pouvoir discrétionnaire de revoir les requêtes et d'exiger la révision des dispositions proposées.

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3.10 Pièces justificatives

Dans certains cas, la requête en constitution doit être accompagnée de pièces justificatives. Par exemple, si la dénomination sociale proposée de la personne morale est semblable à celle d'une autre personne morale, d'une association, d'une société en nom collectif ou d'une personne, il faut fournir le consentement de cette entité.

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3.11 Aide-mémoire

1. Avez-vous rempli tous les points de la requête et indiqué ceux qui étaient sans objet?
2. Avez-vous joint à la requête
   • l'original du rapport NUANS pour la recherche centrée sur l'Ontario relative à la dénomination sociale proposée de la personne morale?
   • un chèque au montant approprié payable à l'ordre du ministre des Finances?
   • les pièces justificatives appropriées, le cas échéant?
   • une lettre d'accompagnement comportant le nom, le numéro de téléphone et l'adresse d'une personne-ressource?

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3.12 Échéancier

La Direction des compagnies et des sûretés mobilières prend d'ordinaire de six à huit semaines pour traiter une requête en constitution. La date d'effet des lettres patentes correspond à la date de leur livraison, sauf si la Direction doit en faire un nouvel examen; dans ce cas, la date d'effet des lettres patentes correspond à la date à laquelle la Direction des compagnies et des sûretés mobilières reçoit la requête à nouveau, à condition que la requête soit dûment remplie.

Un service accéléré est offert sur demande, moyennant des frais supplémentaires (voir la section Frais à l'Annexe « F »). Le délai de traitement de ce service est de sept jours ouvrables. Le service rapide prévoit l'examen de la requête au plus tard à la fin du septième jour ouvrable suivant la date de la requête. Lorsque les documents sont incomplets, ils sont retournés au client, qui doit les modifier, et le délai de service rapide ne s'applique plus.

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