I. OBJET

Aux termes de la Règle 24.1 des Règles de procédure civile, les plaintes concernant des médiateurs doivent être adressées au comité local de la médiation (CLM) qui a la responsabilité d'y donner suite. Les CLM doivent utiliser les lignes directrices suivantes pour veiller à ce que les plaintes soient traitées de façon équitable et cohérente.

II. APPLICATION

Dans le cadre du Programme de médiation obligatoire (PMO), la Règle 24.1 des Règles de procédure civile donne aux parties à une médiation et à leurs avocats, le cas échéant, le droit de déposer une plainte à propos de la conduite d'un médiateur inscrit sur la liste de médiateurs du Programme.

III. ADMINISTRATION

1. Le président du comité local de la médiation peut nommer un sous-comité des plaintes chargé de donner suite aux plaintes conformément à la présente procédure. Si un tel sous-comité a été créé, toutes les responsabilités qui incombent au président ou à la présidente du CLM aux termes de cette procédure doivent être considérées comme faisant partie des responsabilités du sous-comité des plaintes.
2. Toutes les plaintes doivent être présentées par écrit au coordonnateur local de la médiation.
3. Au nom du président du CLM, le coordonnateur local de la médiation conserve un registre de toutes les plaintes reçues ainsi que les dossiers relatifs à chaque plainte, pendant deux ans suivant la résolution ou la conclusion de la plainte.
4. Le président du CLM peut prolonger les délais définis dans ces procédures s'il le juge opportun.

IV. DÉPÔT D'UNE PLAINTE

1. À tout moment durant la médiation et dans les 60 jours suivant le dernier jour d'une médiation, une partie peut déposer une plainte écrite auprès du coordonnateur des services locaux de médiation concernant la conduite du médiateur.
2. Dans les 15 jours suivant la réception de la plainte, le coordonnateur des services locaux de médiation en avise par écrit le médiateur et le président du CLM en précisant la nature de la plainte.
3. Le médiateur doit répondre par écrit à la plainte dans les 15 jours qui suivent.
4. Le coordonnateur local de la médiation et/ou le président essaient de trouver une solution à l'amiable à la plainte et prendront sans délai les mesures appropriées.

V. ENQUÊTE SUR LES PLAINTES

1. Le président du CLM peut ordonner au coordonnateur des services locaux de médiation ou à toute autre personne de mener une enquête sur une plainte.
2. L'enquêteur examine les documents disponibles. Il peut demander des renseignements au plaignant, au médiateur et à toute autre personne appropriée, mais n'a pas le pouvoir d'exiger la production de ces renseignements. L'enquêteur peut inviter le plaignant et le médiateur à fournir des renseignements par téléphone, par écrit ou dans le cadre d'une réunion informelle.
3. Après l'enquête, l'enquêteur soumet sa recommandation au président du CLM. Sur la base de cette recommandation, le président du CLM décide s'il convient ou non de poursuivre l'affaire. Le président du CLM avisera le plaignant et le médiateur de sa décision, par écrit.

VI. EXAMEN PAR LE COMITÉ D'EXAMEN DES PLAINTES

1. Si le président du CLM décide qu'il convient de poursuivre l'affaire, il nomme un comité d'examen des plaintes, composé de trois membres du CLM, chargé d'examiner la plainte.
2. Le comité d'examen des plaintes passe en revue les résultats de l'enquête et peut accorder au plaignant et au médiateur la possibilité de présenter des renseignements additionnels au sujet de la plainte. Le comité d'examen des plaintes peut effectuer son examen de la manière qu'il estime convenable.
3. Après son examen, le comité peut prendre une ou plusieurs des décisions suivantes :
   • ne pas poursuivre l'affaire, si la plainte n'est pas fondée ou si elle a été convenablement réglée;
   • fournir des conseils au médiateur verbalement ou par écrit;
   • réprimander le médiateur verbalement ou par écrit;
   • radier le médiateur de la liste.
4. Le comité d'examen des plaintes informe le plaignant et le médiateur de sa décision, en leur remettant ses motifs par écrit.