Le mandat du Comité des règles en matière civile est de formuler des recommandations à l'intention du procureur général concernant les règles de pratique et de procédure civile relatives à la Cour d'appel, à la Cour supérieure de justice et à la Cour des petites créances, qui est une chambre de la Cour supérieure de justice. Le Comité, qui se compose de 29 membres, est divisé en quatre sous-comités chargés d'envisager des réformes dans des domaines distincts de procédure.

Le Comité dispose d'un secrétariat composé d'un membre du barreau provenant du secteur privé, d'un universitaire, d'un juge et d'un avocat du ministère du procureur général. Le secrétariat est en voie d'examiner et d'analyser toutes les modifications aux règles proposées et fournit des commentaires avant d'envoyer les soumissions au Comité aux fins d'examen. Il consulte également à l'occasion des intervenants lorsque le Comité lui en fait la demande. Il est réactif dans la mesure où il ne formule généralement pas de nouvelles propositions à l'intention du Comité ou n'entreprend pas de planification à long terme de la réforme de la justice. Tout le monde peut demander que l'on modifie une règle en écrivant au secrétariat du Comité.

Le secrétariat a offert un soutien inestimable au Comité des règles en matière civile. Ses quatre membres ont une très grande expertise en matière de procédure civile et ont examiné avec diligence la réforme potentielle des Règles de procédure civile. Les modifications proposées font l'objet d'une analyse dans un mémoire rédigé avec soin. Bien que son travail soit louable, il me semble que le secrétariat, dirigé par le président du Comité, pourrait jouer un rôle plus grand et plus proactif dans la réforme des règles.

Dans le cadre du présent examen, trois questions de première importance ont été soulevées relativement au Comité des règles en matière civile :

1. Devrait-on réduire la taille du Comité afin qu'il soit plus efficace? Si oui, dans quelle mesure?
2. Le Comité devrait-il être plus transparent? Si oui, comment arriver à une plus grande transparence?
3. Serait-il opportun d'apporter des améliorations en ce qui concerne le rôle et la fonction du secrétariat?

Plusieurs territoires canadiens de compétence n'ont pas de Comité des règles en matière civile officiel (p. ex., le Québec, le Nunavut, les Territoires du Nord-Ouest, la Saskatchewan et le Yukon). Dans les provinces canadiennes qui en ont un, le comité y est plus petit que celui de l'Ontario. Après l'Ontario, avec ses 29 membres, la province où le comité est le plus gros est le Manitoba, avec 16 membres, dont seulement 12 ont le droit de vote. À l'exception de ceux du Manitoba et de l'Ontario, aucun comité n'est composé de plus de 11 membres et la plupart en ont 10 ou moins.

Bien que je convienne que les intervenants du domaine de la justice civile devraient être représentés au Comité des règles en matière civile, il me semble que celui-ci serait plus efficace si sa taille était réduite. En premier lieu, le Comité lui-même devrait se pencher sur cette question et formuler des recommandations à l'intention du procureur général quant à la réduction de sa taille.

L'ordre du jour et les procès-verbaux des réunions du Comité des règles en matière civile ne sont pas publiés. Quoique l'identité des membres du comité ne soit pas un secret, elle est difficile à déterminer. Bien que des membres du barreau provenant du secteur privé siègent au Comité, la non-divulgation des activités de celui-ci limite la transparence sur les plans de l'ordre du jour des réunions et du processus décisionnel.

La transparence pourrait être manifestement accrue sur-le-champ en publiant la liste des membres, l'ordre du jour des réunions et les procès-verbaux du Comité. Cela permettrait aux parties intéressées d'avoir une meilleure idée de la composition du Comité, de ses délibérations et des questions sur lesquelles il se penche activement. La publication de ces renseignements sur un site Web constituerait un mécanisme efficient d'information des avocats et autres parties intéressées. Elle améliorerait également le processus de consultation et permettrait aux parties intéressées de participer aux travaux du Comité. Elle pourrait fort bien améliorer la qualité des mémoires présentés au secrétariat du Comité aux fins d'examen.

La publication complète et détaillée des procès-verbaux des réunions du Comité ou même un résumé de ses délibérations pourrait soulever des préoccupations raisonnables. Des membres pourraient ne pas parler franchement de leurs expériences et émettre leur point de vue sur une proposition de réforme si tous les aspects des réunions du Comité étaient rendus publics. Je comprends ces préoccupations. Dans la mesure où cette préoccupation concernant les procès-verbaux est légitime, elle ne s'applique pas à l'ordre du jour des réunions ni à la composition du Comité.

Recommandations (Comité des règles en matière civile)

• Le Comité des règles en matière civile devrait formuler lui-même des recommand ations à l'intention du procureur général sur la réduction du nombre de ses membres.
• La liste des membres du Comité et l'ordre du jour des réunions devraient être affichés sur le site Web des tribunaux de l'Ontario. Le Comité des règles en matière civile d evrait déterminer si les procès-verbaux de ses réunions devraient également être affichés sur le site Web et dans quelle mesure ils devraient l'être.
• Le Comité des règles en matière civile, en se fondant sur les commentaires du secrétariat, devrait recomma nder des options au procureur général, au juge en chef de l'Ontario et au juge en chef de la Cour supérieure de justice afin de renforcer le mandat du secrétariat pour qu'il puisse répondre aux besoins immédiats de réforme des règles et qu'il soit proactif dans son étude et son analyse des réformes potentielles à court et à long terme de la justice civile en Ontario.