Les réunions avec le Comité consultatif de la technologie m'ont permis de constater que la technologie employée dans le cadre d'instances civiles revêt trois aspects : a) entre avocats/parties, b) par les tribunaux et c) pour l'administration des tribunaux.

Solutions technologiques permettant les échanges entre avocats

Il me semble que la majorité des solutions technologiques pouvant contribuer à réduire les coûts associés aux instances civiles sont celles qu'utilisent les parties, notamment pour communiquer entre elles. J'aimerais citer quelques exemples qui en illustrent les avantages potentiels.

Comme je l'ai mentionné dans la section sur les enquêtes préalables et comme le recommandent les lignes directrices sur la communication des documents électroniques et les Principes de Sedona Canada, on encourage les parties à discuter de l'utilisation de la technologie tôt dans le processus judiciaire. Elles devraient plus particulièrement aborder les questions de savoir comment des documents électroniques seront produits et comment se fera le partage de l'information. Une fois que les parties se sont entendues sur la production de documents électroniques, les avocats respectifs pourront importer les documents dans leurs logiciels de gestion des litiges. Ces logiciels peuvent servir à chercher et à récupérer rapidement tous les documents ayant rapport à la cause et à faire des renvois à des plaidoiries, des transcriptions et autres notes prises par l'avocat. Ils permettent de réaliser d'importantes économies de temps qui sont simplement inconcevables dans le monde du papier. La production de documents sur papier fait fréquemment augmenter les dépenses engagées par les parties. Il y a souvent une meilleure façon de procéder.

Il est possible de numériser de grandes quantités de documents papier afin d'en faire des fichiers image pouvant être stockés sur cédérom à des coûts souvent beaucoup moins élevés que ceux de la production d'une quantité semblable de documents photocopiés. Par exemple, dans une cause faisant appel à 50 000 documents, il en coûte 62 500 $ pour produire cinq copies de chaque document au prix de 0,25 $ la page. Par contre, si l'on fait numériser les documents par une entreprise offrant des services de gestion de documents et de litiges, le coût s'élèvera à environ 12 000 $. Il faut encourager les parties à convenir de faire appel à une entreprise qui offre ces services pour leur permettre de réaliser ces économies. Une fois qu'ils auront été numérisés, les documents pourront être dans des logiciels de gestion des litiges.

Je crois que de plus en plus d'avocats tirent parti de ces technologies. Il faut les encourager à les employer davantage dans les domaines où des économies de temps et d'argent peuvent être réalisées. Il faudrait tenir compte du défaut de gérer les documents de manière économique lorsque vient le temps d'attribuer les dépens associés à une instance.

Solutions technologiques employées dans les tribunaux

La deuxième catégorie de technologies employées dans le système de justice civile est celle qu'utilise le juge qui préside ou le protonotaire. Par exemple, en vertu du paragraphe 1.08 (1), tout ou partie de certaines instances peuvent être entendues ou menées par téléconférence ou vidéoconférence si des installations en vue de la tenue d’une téléconférence ou d’une vidéoconférence sont disponibles au tribunal ou sont fournies par une partie. Le tribunal peut, sur consentement des deux parties ou sur motion de l'une des parties rendre une ordonnance prescrivant la tenue d’une téléconférence ou d’une vidéoconférence  102  . Toutefois, aucune disposition ne permet expressément au tribunal de rendre, de sa propre initiative, une ordonnance prescrivant la tenue d'une téléconférence ou d'une vidéoconférence. Cette lacune doit être corrigée en lui conférant ce pouvoir surtout dans les cas de simples questions de procédure ou lorsque de grands déplacements sont requis de la part des avocats ou des parties.

La technologie peut aussi être utilisée pour présenter la preuve. Dans certaines causes faisant appel à un grand nombre de documents, les parties et le fonctionnaire judiciaire qui préside ont pris les dispositions nécessaires en vue de se servir de la technologie dans le cadre d'une motion, d'un procès ou autre audience. Par exemple, on pourrait fournir au juge un cédérom sur lequel se trouvent tous les documents auxquels on fera référence au cours de l'audience. Dans certains cas, les parties ont pris des dispositions pour permettre au juge de suivre une formation sur les logiciels de gestion des litiges afin qu'il puisse consulter et annoter les fichiers du cédérom.

La directive en matière de pratique du modèle de la Colombie-Britannique

En juillet 2006, Donald Brenner, juge en chef de la Cour suprême de la Colombie-Britannique, a publié une directive en matière de pratique concernant les documents et les preuves électroniques dans cette province  103  . Elle établit un cadre régissant l'échange de documents par voie électronique entre les parties et la présentation de documents électroniques au tribunal pendant le procès. Elle s'applique sur consentement des parties ou sur ordonnance du tribunal. On encourage les parties à adopter la directive lorsqu'une proportion substantielle des documents à divulguer au préalable est sous forme électronique, lorsque plus de 1 000 documents doivent être divulgués au préalable ou lorsque plus de trois parties participent à une instance. Des listes de contrôle ainsi qu'un glossaire ont été ajoutés à la directive afin d'en favoriser la mise en application efficace. Le Comité consultatif sur l'utilisation des nouvelles technologies par les juges du Conseil canadien de la magistrature surveille la mise en œuvre de la directive qu'a adoptée la Colombie-Britannique et envisage de s'en servir comme modèle pouvant être adopté par d'autres territoires de compétence au Canada.

Solutions technologiques employées pour l'administration des tribunaux

La Division des services aux tribunaux (DST) du ministère du Procureur général est chargée de la technologie employée par les services d'administration des tribunaux. Depuis 2001, la DST a préparé un plan de mise en œuvre de plusieurs avancées technologiques suite à l'échec du Projet d'intégration du système judiciaire qui devait procurer des améliorations technologiques très ambitieuses à tous les ministères de la justice. Contrairement au Projet d'intégration du système judiciaire, qui prônait l'introduction rapide de changements massifs, le plan vise la mise en place graduelle de la technologie dans le système judiciaire. Il cherche à intégrer progressivement, sur une période de plusieurs années, des améliorations technologiques qui appuieront de façon directe les priorités établies.

Depuis 2001, la DST a mis en place un certain nombre d'avancées technologiques importantes dans les tribunaux de l'Ontario. Parmi celles qui influent sur les instances civiles, on retrouve :

• un système provincial de suivi des cas (FRANK) : FRANK est un système de suivi des cas à gestion centralisée qui est utilisé par le personnel judiciaire dans le cadre d'instances entendues par les tribunaux civils, ceux de la famille, la Cour des petites créances et la Cour divisionnaire ainsi que dans le cadre des affaires criminelles entendues par la Cour supérieure. Il surveille automatiquement les délais réglementés fixés pour chaque cause en vertu des règles; il fournit un index automatisé des causes; il produit les nombreux formulaires, avis et rôles nécessaires et il fournit en outre un outil d'établissement de calendrier et de gestion d'agenda aux personnes chargées d'établir le rôle d'audience;
• les vidéoconférences : on a installé du matériel de vidéoconférence ainsi que le câblage nécessaire dans 51 tribunaux;
• une s alle d'audience électronique dans la région de Toronto : une salle d'audience électronique modèle a été créée à la Cour supérieure de justice à Toronto afin de pourvoir aux besoins d'un tribunal de commerce au rôle très chargé et de gérer de grandes quantités de preuves, la présentation de preuves par voie électronique et les témoignages à distance, surtout pour les audiences mettant en cause plusieurs territoires de compétence;
• les caméras de transmission de documents : les caméras de transmission de documents prennent des images de documents papier et autres preuves matérielles et les projettent dans la salle d'audience. Il s'agit de l'équivalent moderne du rétroprojecteur; elles sont installées dans 62 tribunaux;
• un chariot informatique : ce chariot informatique comprend un ordinateur portable, un système de projection et de lecture vidéo, un amplificateur audio, une caméra de transmission de documents et une imprimante laser. Ces chariots sont offerts dans 57 tribunaux;
• l'accès à internet : des plans sont en place pour l'élargissement de l'accès à internet dans la prochaine année par le biais d'une entente avec un nouveau fournisseur gouvernemental officiel de services de télécommunication;
• l'amplification audio pour les malentendants : des amplificateurs audio pour malentendants sont offerts dans 32 tribunaux.

Un élément important du plan de la DST est l'ajout, en 2008-2009, d'une fonction de gestion de documents au système FRANK, ce qui permettra de réinstaurer le dépôt électronique de documents dans le système de justice civile. Une fois en place, la capacité de dépôt électronique de documents représentera une avancée considérable. J'espère qu'il sera possible d'accélérer la mise en œuvre de ce projet.

Le ministère a aussi lancé le Projet d'examen des services de sténographie judiciaire, guidé par un comité consultatif externe, afin d'évaluer les options et la technologie permettant d'améliorer les services de sténographie et de transcription dans les tribunaux de l'Ontario. À l'automne 2007, des recommandations seront soumises au sous-procureur général concernant un modèle amélioré de modernisation des services de sténographie judiciaire et de transcription. Étant donné les craintes généralisées au sujet des retards dans la transcription des instances criminelles et civiles, j'appuie cette initiative. La transcription des instances civiles a été compromise en raison de la priorité accordée à la transcription des instances criminelles. Il m'apparaît évident qu'il faut déterminer s'il existe de meilleures méthodes de production des transcriptions – au criminel comme au civil.

Nécessité de mesures collectives

Les intervenants du domaine de la justice (la magistrature, le barreau et le ministère) ont examiné des initiatives technologiques, principalement au cas par cas. Il faut louer, encourager et élargir ces initiatives. Cela étant dit, des mesures collectives de la part de la magistrature, du barreau et du ministère seront nécessaires si l'on veut progresser davantage dans ce domaine. Je crois que les juges doivent non seulement contribuer à ces efforts collectifs, mais aussi en être les dirigeants. En cette période que je considère comme provisoire, dans laquelle l'utilisation de la technologie progresse au cas par cas, la magistrature et les services d'administration des tribunaux devraient tout mettre en œuvre, dans la mesure du raisonnable, afin d'accueillir les demandes du barreau en matière de technologie.

La présente révision ne vise pas, à mon avis, à proposer des modifications générales pouvant être apportées à l'ensemble du système en vue de rendre obligatoire l'utilisation de la technologie dans les instances civiles. De surcroît, à la suite des leçons dispendieuses tirées du Projet d'intégration du système judiciaire, je crois qu'il serait imprudent de proposer des réformes technologiques systémiques d'envergure. Toutefois, je ne crois pas que les nombreuses questions liées à la technologie qui ont été soulevées devraient être laissées de côté ou reportées déraisonnablement.

Par conséquent, je recommande que soit créé un comité ayant comme objectif de déterminer quelles améliorations technologiques supplémentaires devraient être apportées dans le cadre de trois projets pilotes dans des tribunaux ontariens de petite, moyenne et grande taille. Cette proposition tient compte du fait que les tribunaux, selon leur taille, peuvent avoir différents besoins en matière de technologie. Je suggère que le comité soit formé de neuf membres, de manière que la magistrature, le barreau et les services administratifs des tribunaux soient chacun représentés par un membre provenant de chacun des trois types de tribunal. Le comité devrait soumettre ses recommandations au procureur général, au juge en chef de l'Ontario et – puisque bon nombre d'améliorations technologiques auront probablement des répercussions sur l'administration des tribunaux et les fonctions de l'appareil judiciaire – au juge en chef de la Cour supérieure de justice.

Les recommandations devraient être détaillées et tenir compte des conséquences d'ordre politique, juridique, financier et opérationnel. Elles devraient également comprendre des processus permettant d'évaluer les réformes mises en place. Voici une liste non exhaustive des questions à étudier :

• Une amélioration technologique aura-t-elle des répercussions bénéfiques ou néfastes sur l'accès à la justice?
• Quelles seraient les implications d'un accès général et illimité, par l'entremise d'Internet, aux dossiers des tribunaux, aux registres de la Cour et aux rôles d'audience sur la sécurité des tribunaux et le respect de la vie privée des parties?
• Quelle serait l'incidence des améliorations technologiques sur les pratiques actuelles des tribunaux?
• Existe-t-il un désir généralisé pour que soit mise en place une solution technologique donnée? Dans la négative, la solution en question pourrait rester inutilisée et constituer un gaspillage de ressources. La mise en œuvre sur le plan local, plutôt que sur le plan provincial, devrait être considérée comme une possibilité.
• Quels sont les coûts et les avantages associés à toute réforme technologique ainsi que les ressources pouvant y être consacrées?
• Quels outils permettraient d'évaluer le succès de la réforme?

Recommandations (technologie)

• Il faut encourager les parties et leurs avocats à étudier les moyens d 'appliquer la technologie pour partager de l'information par voie électronique afin de réaliser des économies de temps et d'argent. La magistrature et les services d'administration des tribunaux devraient, dans la mesure du possible, tout mettre en œuvre p our accueillir les demandes d'utilisation de la technologie dans le cadre d'instances individuelles.
• Il faudrait modifier les règles 1.08 et 37 pour permettre à une partie de proposer, ou à un tribunal d'ordonner de son propre chef, que toute affaire dont il est fait mention dans la règle 1.08 puisse être entendue par téléconférence ou vidéoconférence.
• Un comité formé de neuf membres (la magistrature, le barreau et les services d'administration des tribunaux représentés chacun par un membre provenant d'un tribunal ontarien de petite, moyenne et grande taille) devrait être créé et avoir pour mandat de présenter au procureur général, au juge en chef de la Cour supérieure de justice et au juge en chef de l'Ontario des recommandations concernant les améliorati ons technologiques pouvant être apportées dans les trois types de tribunal. Les recommandations devraient être détaillées et tenir compte des conséquences d'ordre politique, juridique, financier et opérationnel. Elles devraient également comprendre un proc essus permettant d'évaluer les réformes mises en place.
• Les juges devraient suivre une formation supplémentaire sur tous les aspects de l'utilisation de la technologie dans la salle d'audience et à l'extérieur de cette dernière. Il s'agit d'une question q u'étudie présentement le Comité consultatif sur l'utilisation des nouvelles technologies par les juges du Conseil canadien de la magistrature. L'Institut national de la magistrature et le ministère du procureur général devraient contribuer, dans la mesure du possible, à la prestation d'une telle formation.