La magistrature a le pouvoir exclusif d'établir le calendrier des affaires entendues par les tribunaux. La présente section expose, à l'intention du pouvoir judiciaire, certains problèmes et certaines possibilités de réforme que nous avons cernés au sujet de l'établissement du calendrier des motions et des procès. Deux questions principales ont été relevées au cours de cette révision :

1. Comment pourrait-on améliorer les pratiques d'établissement du calendrier des procès de manière à réduire les coûts et à améliorer l'accès à un procès en temps opportun?
2. Comment pourrait-on améliorer les pratiques d'établissement du calendrier des motions de manière à réduire les coûts et à améliorer l'accès à une motion en temps opportun?

Pratiques d'établissement du calendrier des procès

L'établissement du calendrier des procès est souvent considéré comme un art plutôt qu'une science. Les juges et les coordonnateurs de procès déploient, dans le cadre de l'établissement du calendrier des procès, des efforts considérables pour équilibrer de nombreux facteurs imprévisibles de manière à optimiser l'utilisation des ressources judiciaires et des salles d'audience. Ils doivent être félicités pour leurs efforts. Or, il faudrait étudier la possibilité d'apporter des améliorations à l'établissement du calendrier des procès afin de réduire les dépenses engagées par les parties litigantes et d'améliorer l'accès au système judiciaire.

Des retards dans l'établissement du calendrier des procès ont été observés dans de nombreuses régions. Le retard le plus flagrant a été observé à Brampton où, en novembre 2006, la tenue d'un procès devait attendre jusqu'en 2010. Peu importe la norme d'appréciation employée, il s'agit là d'une situation inacceptable. Comme nous l'avons recommandé par ailleurs, la nomination de juges supplémentaires est essentielle. Il convient aussi de noter que, lorsque des dates antérieures de procès se libèrent (par exemple, en raison de règlements), les horaires des avocats font souvent en sorte qu'il soit impossible de profiter de l'ouverture.

Lors des consultations, de nombreuses personnes ont recommandé que soient éliminées les audiences de mise au rôle. Elles ont déclaré que la présence aux audiences de mise au rôle représente une perte de temps pour les avocats et fait grimper inutilement les coûts des litiges. Elles ont ajouté qu'il s'agissait d'une perte de temps pour les juges, puisque l'établissement du calendrier des procès est une tâche administrative qui peut être accomplie par les coordonnateurs de procès.

Mon expérience fait en sorte que je sois d'accord avec ces commentaires. À mon sens, les audiences de mise au rôle ne sont rien de plus qu'un rassemblement d'avocats dont la présence n'a d'autre effet que de faire augmenter les frais de leurs clients. La magistrature devrait étudier d'autres méthodes d'établissement des dates de procès.

Une possibilité consiste à conférer aux coordonnateurs de procès une autorité suffisante pour qu'ils puissent fixer les dates de procès sous la supervision de la magistrature et en demandant des directives au besoin. On pourrait exiger que les parties déposent conjointement auprès du coordonnateur de procès un formulaire confirmant que leur affaire est prête à être entendue et qu'elles fournissent une estimation de la durée du procès, permettant ainsi de fixer une date provisoire. Un juge pourrait ensuite confirmer la date réelle du procès par voie administrative ou durant la conférence préparatoire. Ce processus est semblable à celui qu'on emploie actuellement dans la région de Toronto, où l'audience de mise au rôle a été éliminée. Une autre possibilité consiste à tenir les audiences de mise au rôle par téléconférence, étant donné que les comparutions sont généralement d'une courte durée.

Lors des consultations, des avocats se sont plaints du fait que des causes sont constamment reportées parce que des procès inscrits préalablement au calendrier prennent plus de temps que prévu ou parce que les juges ne sont pas disponibles. Dans la section portant sur les conférences préparatoires et la gestion des procès, je recommande que les juges qui président les conférences préparatoires fixent une limite à la durée des procès. L'application d'une telle mesure ferait en sorte que la durée des procès, bien qu'intrinsèquement incertaine, soit davantage prévisible, permettant ainsi aux procès d'être tenus à la date prévue.

Plusieurs groupes ont fortement soutenu l'adoption de dates de procès fixes. Les dates de procès fixes, bien que recevant la préférence des avocats et des parties parce qu'elles offrent plus de certitude en ce qui a trait à la date des procès, ne sont efficaces que s'il existe un nombre suffisant de juges et de salles d'audience pour qu'un procès puisse débuter à la date promise. La réussite d'un système de dates de procès fixes dépend entièrement de la capacité de prévoir avec précision le nombre de procès devant être tenus à une date donnée. Comme les ressources judiciaires sont limitées et que les coordonnateurs de procès doivent surmonter des obstacles considérables dans l'optimisation de ces ressources, il pourrait s'avérer difficile d'adopter un système de dates de procès fixes à l'heure actuelle. Néanmoins, l'objectif visé doit être celui de fournir aux avocats et aux parties des dates de début de procès fixes et certaines.

Les ajournements figuraient également parmi les problèmes signalés en raison du désordre qu'ils provoquent dans le rôle d'audience et le calendrier judiciaire. Dans l'éventualité où l'on adopterait des dates de procès fixes ou un système semblable, il faudrait faire en sorte que les ajournements soient beaucoup plus difficiles à obtenir qu'ils le sont actuellement, même sur consentement. Le concept offrant un ajournement gratuit devrait être écarté.

La magistrature pourrait aussi chercher à établir de son propre chef une norme ou un point de référence selon lequel on entendrait les causes et qui serait pris en compte dans l'établissement du calendrier et des dates de procès d'une région. Une telle norme serait le reflet du point de vue du tribunal en ce qui a trait à la durée de la période d'attente avant le début d'un procès. Bien entendu, compte tenu des difficultés inhérentes à l'établissement du calendrier des procès et de la fluctuation des ressources judiciaires disponibles, toute norme adoptée ne pourrait être respectée dans tous les cas. Par contre, elle renforcerait les pratiques de mise au rôle, contribuerait à réduire l'attente pour un procès et offrirait, dans une certaine mesure, aux avocats et aux parties l'assurance que des dates d'audience seront mises à leur disposition dans un délai raisonnable à partir du moment où leur cause est prête à être entendue.

Pratiques d'établissement du calendrier des motions

Les retards d'audition des motions variaient d'une région à l'autre, allant de quelques semaines à trois mois pour les motions courtes (c.-à-d. une heure ou moins) et de trois à quatre mois pour les motions plus longues.

À Ottawa, le barreau a indiqué que les retards d'audition des motions étaient en croissance : l'attente se situait autour de six semaines pour les motions courtes entendues par un juge et autour de trois mois pour les motions longues (entre une et deux heures). Les motions de très longue durée (plus de deux heures) étaient entendues dans un délai de six mois, période que l'on décrivait comme le temps nécessaire pour permettre aux avocats d'échanger les dossiers de motion, de procéder aux contre-interrogatoires et de déposer leurs mémoires. La période d'attente se situait autour de deux mois pour les motions courtes entendues par un protonotaire et autour de quatre mois pour les motions longues.

Dans la région du Centre-Est – surtout à Whitby, à Newmarket et à Barrie – on a signalé une augmentation du nombre de motions au civil. À Newmarket, les motions longues (plus de deux heures) sont entendues à la prochaine audience civile et, en date du 14 juin 2007, la prochaine audience civile (du 8 au 26 octobre) devait se tenir dans quatre mois.

Dans les endroits n'affichant apparemment pas de retard, la liste était souvent illimitée et surchargée, faisant en sorte que les motions courtes qui devaient être entendues ne puissent l'être. Ce problème a été signalé à Newmarket et à Brampton, où des juges supplémentaires n'étaient pas toujours disponibles pour entendre ces motions.

À Toronto, le temps d'attente pour l'audition d'une motion a diminué. Les motions courtes (moins de deux heures) sont maintenant entendues par un juge dans un délai de deux à trois mois (en baisse par rapport à trois ou quatre mois) et les motions longues sont entendues, de façon générale, dans un délai de quatre mois (en baisse par rapport à cinq ou six mois). Une comparution de cinq minutes à la Cour de triage, qui porte bien son nom, est nécessaire en vue de fixer la date d'audition d'une motion longue. Les motions devant être entendues par un protonotaire le sont dans un délai de deux à trois semaines. Ces temps d'attente étaient perçus comme acceptables, sauf dans les cas d'urgence manifeste pour lesquels l'établissement du calendrier posait parfois des problèmes.

On peut s'attendre à ce que la nomination de juges supplémentaires, surtout dans les tribunaux qui affichent des retards considérables d'audition des motions, ait l'impact le plus direct et le plus important sur l'amélioration de l'accès au système de justice civile. Entre-temps, la magistrature devrait envisager d'autres améliorations à l'établissement du calendrier des motions afin de réduire les coûts et les retards.

Par exemple, afin de réduire le nombre de motions courtes, les motions très courtes pourraient être entendues aux audiences en chambre à 9 h 30, comme c'est le cas au rôle commercial et à la Cour de triage de 9 h. On me dit que certains juges d'autres régions offrent de brèves périodes d'audience semblables. Les affaires brèves ex parte et les questions de mise au rôle, de consentement ou autre nécessitant moins de 10 minutes pourraient être entendues au cours de cette période, ce qui libérerait des plages horaires pour les motions courtes normales. Cela permettrait de réduire le nombre d'affaires qui se font rayer de la liste des motions courtes. Afin de réduire davantage les coûts de telles motions, ces affaires devraient être entendues par téléconférence (voir les recommandations sur les téléconférences dans la section Technologie).

Du point de vue des coûts, il est inacceptable qu'un avocat doive passer une journée entière en cour pour débattre une motion, si longue soit-elle. Si les motions étaient entendues durant des plages horaires fixes, ou même pendant les séances du tribunal tenues le matin ou l'après-midi, les dépenses engagées par les parties litigantes diminueraient considérablement. De nombreuses personnes ont suggéré qu'un plus grand nombre de motions soient entendues par téléconférence, surtout dans les affaires où les clients ne comparaissent pas, de manière à éviter les pertes de temps en cour. À Toronto, on signale que l'audition de cas par téléconférence, en vertu de la règle 77 régissant la gestion des causes, est une méthode efficace et efficiente de résolution des questions de procédure dans le cadre des instances. Autrement, les parties doivent déposer une motion et comparaître afin d'obtenir la mesure de redressement désirée. On a également suggéré que la magistrature opte pour un système individualisé d'établissement des calendriers pour faire en sorte que les motions de fond d'une affaire soient toutes entendues par le même juge.

Un problème particulier a également été relevé à Toronto. Les motions courtes sont mises au rôle par l'entremise de l'Unité de l'établissement des motions, sans que les documents soient déposés à l'avance. Cette méthode permet d'envisager, au moment de l'établissement de la date, des estimations de la durée et d'empêcher la surcharge des listes de motions courtes. Toutefois, cette méthode a engendré le problème des « motions fantômes » au calendrier. Ce n'est qu'à 14 h, deux jours avant la date prévue de l'audience, lorsqu'aucun formulaire de confirmation ou autre document n'est déposé, que le tribunal se rend compte qu'une motion prévue ne sera pas entendue. On m'a signalé qu'il s'agit d'un phénomène qui se produit régulièrement : entre trois et quatre motions sont prévues chaque jour sans que ne soit déposé aucun document, ce qui entraîne des pertes de temps considérables.

Le choix du moment où sont déposés les documents associés à la motion et le formulaire de confirmation de la motion pourrait aussi être réexaminé en tant qu'outil visant à améliorer l'établissement du calendrier. En vertu des règles, les documents associés à la motion d'une partie requérante doivent être déposés trois jours avant la date de l'audience. Les documents associés à une motion de défense doivent être déposés deux jours avant. Le formulaire de confirmation, qui contient l'estimation de la durée de la motion, doit être déposé à 14 h deux jours avant l'audience. En conséquence, la liste des motions devant être entendues ne peut être finalisée que deux jours avant la date de l'audience. Il ne reste alors pas suffisamment de temps pour prendre des mesures à l'égard d'une liste surchargée. Ces délais devraient être modifiés afin que l'on puisse communiquer avec les parties pour les aviser de se présenter à une autre date dans l'éventualité où la liste a été surchargée. En allongeant ces délais, on pourrait également régler le problème des « motions fantômes » qui a été signalé à Toronto. Par exemple, si les parties déposaient les documents sept jours avant la date proposée d'audition de la motion et si le formulaire de confirmation de la motion était déposé cinq jours avant l'audience, le greffier des motions disposerait alors du temps nécessaire pour fixer de nouvelles dates pour les causes figurant sur des listes surchargées ou pour remplir les plages horaires laissées vacantes par des motions fantômes.

Je ne vois aucune raison pour laquelle une limite de temps ne devrait pas être imposée aux plaidoiries de motions longues. Une telle mesure nécessiterait un examen détaillé anticipé de la motion. Cette procédure s'est révélée efficace à la Cour d'appel où l'on impose des limites de temps aux plaidoiries de tous les appels. Les examens détaillés sont effectués par les avocats de la Cour d'appel. Un processus a été mis en place permettant à un juge d'examiner l'attribution du temps des avocats membres du personnel. Ce système fonctionne bien. Il a contribué à éliminer le nombre de causes en attente à la Cour d'appel. La plupart des gens (moi compris) sont d'avis que les limites de temps ont rehaussé la qualité des plaidoiries en obligeant les avocats à mieux cibler leurs arguments. De plus, puisqu'il s'applique à tous les appels, le système d'attribution du temps facilite l'application des limites de temps lorsqu'une partie assure sa propre défense.

À Ottawa et à Toronto (Cour de triage), un protonotaire responsable de la gestion des causes ou un juge procède déjà à l'examen détaillé des motions de plus de deux heures afin d'établir un échéancier pour s'assurer qu'elles sont prêtes à être entendues et attribuer une date d'audience. Cette procédure pourrait être adoptée dans d'autres régions affichant des retards d'audition des motions longues (p. ex., Brampton et Newmarket). Elle pourrait faire appel à un juge, à un protonotaire ou à un avocat membre du personnel (comme à la Cour d'appel) pour qu'il examine une ébauche de l'avis de motion ou un résumé d'une page de la preuve et des questions à trancher et qu'il attribue des limites de temps aux plaidoiries. S'il est adopté dans la région, un rendez-vous à 9 h ou 9 h 30 pourrait être utilisé pour préparer l'échéancier des motions longues et attribuer des limites de temps aux plaidoiries.

Recommandations (établissement du calendrier des procès et des motions)

• Le bureau du Juge en chef de la Cour supérieure et les juges principaux régionaux de chaque région envisagent les possibilités suivantes :
  • remplacer l'obligation de comparaître en personne à l'audience de fixation du rôle par une nouvelle méthode d'établissement de la date des procès (p. ex., conférer aux coordonnateurs de procès le pouvoir de fixer les dates des procès; utiliser un formulaire administratif, soumis conjointement par les parties, permettant de fixer les dates des procès; tenir des audiences de fixation du rôle par téléconférence; se servir d'Internet pour fixer les dates provisoires des procès);
  • imposer des limites de temps aux procès et les faire respecter afin de procurer une certitude accrue quant à leur durée et d'améliorer l'établissement du calendrier des procès;
  • adopter et mettre en application de manière rigoureuse une politique sur les ajournements;
  • établir des normes externes de temps selon lesquelles les procès devront être entendus et dont il faudra tenir compte au moment d'établir le calendrier des procès. Ces normes fourniront aux parties au litige un point de référence leur permettant de savoir à quel moment une date de procès pourrait se libérer, une fois leur cause rendue à l'étape de la mise au rôle.
• Le bureau du Juge en chef de la Cour supérieure et les juges principaux régionaux de chaque région devraient envisager :
  • l'institution d'audiences tenues en chambre à 9 h ou à 9 h 30 pour traiter les affaires ex parte ainsi que les questions d'établissement du calendrier, de consentement et autres qui nécessitent moins de 10 minutes et qui figureraient autrement sur les listes des motions. L'audience en chambre se ferait en personne ou par téléconférence;
  • l'utilisation de plages horaires plus précises pour l'audition des motions (p. ex., des plages horaires le matin et l'après-midi) afin de limiter les pertes de temps en cour;
  • l'utilisation accrue de la téléconférence pour les motions courtes. La modification des règles 1.08 et 37 afin de permettre au tribunal, de son propre chef ou à la demande de l'une des parties, d'utiliser la téléconférence pour fixer une date d'audience et entendre la cause.
• Le Comité des règles en matière civile devrait envisager d'allonger les délais prescrits pour le dépôt des documents relatifs à une motion et du formulaire de confirmation de la motion (p. ex., sept et cinq jours, respectivement, avant la date d'audition prévue de la motion).
• L'introduction d'une procédure d'examen détaillé anticipé pour les motions longues dans les tribunaux où la liste des motions longues est surchargée (p. ex., Brampton et Newmarket) et dans d'autres endroits au besoin. Un tel processus permettrait de s'assurer que la motion est prête à être entendue et contribuerait à l'allocation de plages horaires appropriées pour l'audience. Des limites de temps pourraient également être imposées aux plaidoiries.